- Alexis Haselberger es entrenadora de productividad para ejecutivos en marcas como Google, Lyft y Workday.
- Ella dice que uno de los principales mitos en los que la gente suele caer es maximizar su tiempo en lugar de descansar.
- Esto es lo que realmente funciona para hacer las cosas de manera efectiva, como le dijo al escritor Robin Madell.
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Como entrenador de gestión del tiempo y productividad, he enseñado a miles de personas, incluidos empleados de Google, Lyft, Workday, Capital One y Upwork, a tomar el control de su tiempo.
Al trabajar con clientes en un entorno de coaching individual, así como a través de mi programa grupal, Time Well Spent, me di cuenta de cinco mitos comunes sobre la productividad: los expertos suelen dar consejos que pueden no funcionar para muchas personas.
He aquí por qué están equivocados y qué es lo que realmente funciona para mantenerse productivo.
Mito 1: El que madruga dios lo ayuda
Hay tantos consejos de productividad de expertos que sugieren que si no te levantas al amanecer haciendo ejercicio, escribiendo en un diario y meditando, simplemente no tendrás éxito ni serás productivo. Esto es evidentemente falso.
Hay datos reales de que los humanos tienen diferentes cronotipos. Algunas personas realmente son madrugadoras que se despiertan temprano con energía y listas para afrontar el día. Otros tienen niebla mental por las mañanas y están más concentrados en las primeras horas de la noche. Tampoco es mejor.
Descubrí con mis clientes, y conmigo mismo, que es mejor comprender su propio cronotipo y sus patrones de energía a lo largo del día y luego modular su trabajo para que se ajuste a esos patrones de energía.
Por ejemplo, si tienes un bajón diario a las 3:00 de la tarde, ese no es el momento para intentar trabajar con la cabeza hacia abajo. En su lugar, planifica el día de trabajo para abordar los elementos que requieren menos energía y capacidad mental en ese momento, como enviar correos electrónicos a las personas.
Además, no hay razón para que todas esas cosas «buenas para ti» como el ejercicio y la meditación deban hacerse por la mañana.
Muchas personas encuentran el éxito adaptando esas cosas a su día en otros momentos cuando les funciona mejor.
Por ejemplo, tengo un cliente cuyo horario ideal es trabajar de 10:00 a 15:00 horas, luego hacer ejercicio, comer y pasar tiempo con la familia hasta las 21:00 horas.
Luego, trabajan sin interrupciones durante algunas horas a altas horas de la noche.
Mito 2: Solo hay una «manera correcta» para la productividad
La mayoría de los libros sobre productividad están vendiendo su propio «sistema». La gente lee estos libros, trata de implementar el sistema, falla y, como resultado, se siente como un fracaso.
La realidad es que no existe un «camino correcto» universal. Solo hay un camino correcto para ti.
Encuentro que a menudo hay un valor increíble en estos libros, pero debes estar dispuesto a aceptar que, si bien algunas de las tácticas funcionarán para ti, otras no encajarán con tu cerebro o estilo de vida, y eso está bien.
Somos capaces de encontrar nuestro propio «camino correcto» cuando experimentamos e iteramos. La mejor manera de hacer esto es probar algo durante un período de tiempo determinado y realizar un seguimiento de lo que funciona y lo que no.
Por ejemplo, trabajo con mis clientes en un proceso de «planificación al final del día».
Los clientes pueden comenzar probando esto durante algunas semanas y descubrir que, si bien inicialmente tienen problemas con la consistencia, realmente les gusta el proceso cuando lo hacen y siempre hace que el día siguiente sea más fluido.
Entonces, podrían probar un horario diferente durante algunas semanas, tal vez dos horas antes de que termine la jornada laboral o después de la cena.
Mito 3: Hay una manera de ‘hacerlo todo’
La mayoría de las personas con las que trabajo vienen con la creencia si solo tuvieran más fuerza de voluntad, más motivación o más resistencia, podrían descubrir cómo «hacerlo todo». «
En realidad, ninguno de nosotros va a hacerlo todo.
Nunca llegaremos al final de nuestras listas de tareas. De hecho, todos y cada uno de nosotros moriremos con una larga lista de cosas que no hicimos, así es la vida. De hecho, sería una vida muy aburrida si no hubiera elecciones difíciles o si no estuviéramos luchando por nada.
En cambio, cuando trabajo con clientes, trabajamos primero con la mentalidad de que «hacerlo todo» es una meta imposible y no el objetivo de la vida. En cambio, enseño a las personas a aprender a priorizar de tal manera que al final de cada día puedan sentirse bien con lo que hicieron, y que las cosas que hicieron fueron más importantes que las cosas que no hicieron.
Mito 4: Productividad es aprovechar al máximo cada minuto de tu día
Otra idea tóxica en el mundo de la productividad es que, para ser productivo, debe maximizar su tiempo, todo el tiempo, y que la productividad es igual a la gran cantidad de cosas que se logran.
Mi definición de productividad es muy diferente: es que la productividad es hacer lo que pretendías hacer.
Para vivir una vida productiva y plena, el descanso y la relajación son necesarios.
No necesitamos estar haciendo cosas todo el tiempo, y si tiene problemas para descansar solo por descansar, sepa que la investigación sugiere que el descanso mejora nuestra productividad y creatividad.
Al utilizar esta definición de productividad, seguir sus intenciones se convierte en su nueva guía. Una tarde de ocio en la hamaca con un libro ya no te hace sentir culpable.
Si esa era su intención para la tarde, entonces tuvo una tarde productiva.
Mito 5: Seguir una rutina estricta
Muchos consejos de expertos sugieren que si creas una rutina y te apegas a ella, serás perfecto.
Si bien definitivamente hay muchos beneficios de tener una rutina, existen tres problemas clave al requerir el cumplimiento de una rutina estricta:
- Introduce el pensamiento de «todo o nada»: Si eres muy estricto con tu rutina y luego te arrancan por alguna razón o las cosas no salen según lo planeado, puede ser muy fácil decir: «Mañana lo hago». Es mejor poder girar y ajustar que tirar la toalla.
- Los estudios muestran que construimos hábitos más persistentes cuando son flexibles. En el libro de Katy Milkman «Cómo cambiar«, nos muestra la investigación detrás de la creación de hábitos flexibles. Si tu objetivo es hacer más ejercicio, es más probable que puedas lograrlo si optas por un cierto número de veces a la semana, en lugar de decir: «Tengo que ir al gimnasio de lunes a viernes a las 5:00» Es demasiado fácil «fallar» en esto último.
- La vida real nos lanza bolas curvas todos los días. Si tu rutina es demasiado estricta, estarás luchando constantemente contigo mismo o sintiéndote mal porque la vida no es tan predecible.
Lo mejor que puedes hacer para la productividad es tener una rutina flexible
En lugar de una rutina estricta, puedes trabajar para crear un plan flexible. La diferencia entre una rutina estricta y un plan flexible es que con un plan, puedes incorporar nueva información y modificar tu plan cuando sea necesario.
Un ejemplo sería crear un cronograma diario consistente en el que tal vez pase la primera hora del día haciendo un trabajo estratégico, luego abordas el correo electrónico, luego pasas a los elementos más importantes del día y programas todas sus reuniones por la tarde.
El problema es que una rutina tan estricta como esta no da cabida a la realidad de trabajos o solicitudes imprevistas.
Por otro lado, con un plan flexible, miras tu calendario y tu lista de tareas lado a lado para la próxima semana o el día siguiente.
Tú asignas lo que podrás completar en un día determinado, según el tiempo que tengas disponible y las prioridades relativas de tu carga de trabajo. Y permite un poco de tiempo de «colchón» en tu horario.
Ahora tienes un buen plan, pero si aparece un trabajo nuevo imprevisto o urgente en su plato, puede comparar el nuevo trabajo con su plan y decidir si necesitas retrasar el nuevo trabajo o cambiar tu plan para incorporar eso.
Esto te permite enfrentar la realidad de manera productiva, en lugar de pelearte contigo mismo o sentirte mal si tienes que salir de tu rutina.
Este ensayo como se dijo se basa en una conversación con Alexis Haselberger, un entrenador de gestión del tiempo y productividad de 41 años en San Francisco. Ha sido editado por su extensión y claridad.
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