- Los correos electrónicos son parte fundamental del trabajo diario y de la comunicación.
- Por esta razón es que debes pensar detenidamente cuál será su estructura para que sean profesionales.
- Te damos 5 principios para lograr que esta forma de comunicación tenga los efectos que deseas.
Los correos electrónicos son parte fundamental de un día de trabajo, y son clave en la comunicación, por lo que deben ser profesionales; sin embargo, los escribimos de manera tan frecuente que se han vuelto automáticos.
No importa si los utilizas de manera esporádica, si son parte de tu trabajo debes buscar que su comunicación sea profesional, pues de alguna manera te presentan ante tu interlocutor, además porque son clave para tener una respuesta favorable.
Así puedes volver tus correos electrónicos más profesionales, de acuerdo con María Gil, instructora de la plataforma Udemy:
1. Utiliza los sesgos cognitivos a tu favor al momento de redactar
Los sesgos son “atajos” que toma el cerebro para llegar a ciertas conclusiones. Por ejemplo:
- Recompensa. Son los beneficios que obtiene el destinatario con nuestro correo. Según estudios psicológicos lo que más produce placer en el ser humano es el anhelo de sentirse apreciado. Si a través de tu correo haces sentir importante a la otra persona, le estás proporcionando una fuente de bienestar y te va a asociar con algo positivo.
- Tendencia a gustar. Procura caerle bien a la otra persona a través de tus palabras. Muestra respeto y amabilidad, la comunicación a través del correo puede ser “fría”, por lo que necesitarás incluir elementos que demuestren amabilidad de tu parte. No hacerlo puede causar rechazo por parte de tu interlocutor.
- Tendencia a evitar la duda. Sé lo más específico posible. Cuanto más claro sea tu mensaje, mejor. La otra persona procesará de forma correcta la información y le evitarás que te escriba de nuevo pidiendo más información. Evita caer en la contradicción de tus propias palabras, ya que puede generar dudas en el receptor.
- Evitar la inconsistencia. Es ser coherente y hace referencia al hecho de dedicar un asunto por cada correo electrónico que redactes.
- Curiosidad. Es uno de los aspectos que más mueve al ser humano. Recuerda utilizarla para llamar la atención en la línea de asunto de tu correo.
- Reciprocidad. Recuerda dar para luego pedir. Este es otro principio psicológico que influye a la mayoría de los seres humanos, ya que tras recibir se genera un sentimiento de “deuda” con la otra persona.
- Da razones. Explicar el por qué de tu correo o de tu petición provocará mayor colaboración por parte de la otra persona. Necesitamos entender el por qué de las cosas para realizarlas o colaborar con alguien para ayudarle con su objetivo.
2. Estructura
Comienza con un saludo mencionando siempre el nombre de la persona a quien va dirigido, a continuación, muestra interés por tu interlocutor usando un ¿cómo estás?, y después desarrolla el asunto que quieres tratar.
Cierra el correo con un saludo final, el cual puede ser diferente según el tipo de personalidad o cercanía que tengas con la persona a la que te diriges (un saludo, un abrazo, etc.), y tu nombre o firma.
3. Tono
Ten en mente a quién se lo enviarás, el tono debe ser diferente según la persona a la que nos dirigimos y el puesto que ocupa en la organización. Si hablamos de comunicación en el mundo corporativo es responsabilidad de cada quien conocer a las personas con las que trabaja para adaptar el lenguaje según su perfil.
4. Llama la atención del destinatario
Para lograrlo usa técnicas de redacción publicitaria (copywriting), es decir, deberás escribir textos persuasivos con el fin de que el lector realice una determinada acción, por lo que necesitarán estar enfocados en la otra persona y no en ti, “hablar su idioma” para lograr conectar.
5. Administración del correo
Con la cantidad de correos que se envían y reciben diariamente en muchas ocasiones perderlos es más común de lo que pareciera. No solo es cuestión de enviar correos bien escritos, también es importante tener un orden.
El uso de las carpetas que proporciona el correo electrónico permite un orden y puede estar dividido en los principales asuntos de interés o de determinados remitentes, por ejemplo, tener una carpeta sobre temas específicos del trabajo que se necesiten consultar a menudo.
