- Janine Kurnoff y Lee Lazarus son fundadoras de The Presentation Company, que enseña narrativa empresarial a grandes marcas.
- El dúo de hermanas dijo que contar historias es clave para enviar buenos correos electrónicos y asegurarse de obtener una respuesta favorable.
- Recomendaron que uses la línea de asunto del correo electrónico como titular de tu historia y que ofrezcas contexto antes de realizar una solicitud.
Las bandejas de entrada son abrumadoras; especialmente para los gerentes ocupados, esos remitentes clave y los ejecutivos VIP de los que todos quieren una respuesta.
La mayoría de nosotros somos bombardeados con decenas de correos electrónicos cada día, si no es que más, y no podemos permitirnos más de unos segundos para revisar cada uno antes de continuar. Entonces, si quieres evitar el ruido para llegar a los tomadores de decisiones y hacer avanzar el negocio, concéntrate en estructurar cada correo electrónico (y nos referimos a cada correo electrónico) con una estrategia de historia.
Adoptar una buena estrategia de correo electrónico, de los que obtienen una respuesta, a menudo es el resultado de años de experiencia. Para ahorrarte algo de tiempo, compartimos nuestras cinco principales estrategias de correo electrónico, basadas puramente en la estructura clásica de la historia.
1. Encuentra el equilibrio adecuado entre breve y significativo
Antes de sumergirnos en tu estrategia de narración de historias por correo electrónico, queremos disipar un mito muy común: que deben ser muy cortos para ser respondidos. Eso no es cierto.
Cuando los correos electrónicos son demasiado breves, tal vez solo para solicitar una acción inmediata, a menudo se ignoran porque en realidad “van al grano” demasiado rápido. Carecen del contexto que les brinde a los destinatarios una comprensión más profunda de por qué te estás comunicando y qué necesitas de ellos.
La información adicional puede permitir al lector tomar una decisión más rápida. Si están confundidos o tu pregunta parece complicada, es más probable que pospongan la respuesta que estás buscando. Aún así, concentrarse tanto en los detalles también es una forma segura de hacer que tu correo electrónico sea ignorado.
Asegúrate de encontrar el equilibrio adecuado entre brevedad y detalles clave en tus correos electrónicos. El lector siempre debe tener una idea clara de lo que necesita saber y hacer con su información, y por qué.
Los datos sugieren que la longitud ideal de un correo electrónico es de entre 50 y 125 palabras. Los correos electrónicos de esta longitud tuvieron una tasa de respuesta superior al 50%.
2. Siempre ten un título y colócalo en tu línea de asunto
Los buenos correos electrónicos deben contar una historia. Las buenas historias tienen un titular. Ergo, ¡tu correo electrónico necesita un titular! ¿Y dónde debería residir dicho titular? En la parte superior, por supuesto, en la línea de asunto.
Desafortunadamente, es muy común que la gente desperdicie esta oportunidad para un titular que llame la atención y en su lugar utiliza líneas de asunto aburridas como “Seguimiento de la reunión” o “Actualización del proyecto”. Estas etiquetas genéricas le dicen muy poco a su destinatario y probablemente no llamarán su atención.
En su lugar, maximiza el espacio privilegiado de tu línea de asunto y escribe la gran idea de tu historia de correo electrónico. Tu gran idea es la información clave, el “qué” de tu historia, que deseas que tus destinatarios recuerden más.
Por lo tanto, en lugar de “seguimiento de la reunión”, podrías decir “Reconectarse en los próximos pasos para el inicio de las ventas el próximo mes”. En lugar de “Actualización del proyecto”, podría decir, “El Proyecto X está en el objetivo, pero necesita recursos de diseño adicionales”.
Concéntrate en tu información más importante, trascendente o reveladora. Pon este título en la línea de asunto para darle a tu correo electrónico la mejor oportunidad de ser abierto.
3. Tu abridor de correo electrónico debe proporcionar contexto
Como mencionamos anteriormente, saltar demasiado pronto a su pregunta sin proporcionar contexto dejará a su lector confundido. El contexto es clave para que puedan procesar su información (o solicitud).
En términos de narración, el contexto es la combinación de escenario, personajes y conflicto que construyen el arco de una historia.
Por ejemplo, si el correo electrónico es un seguimiento de una reunión de presupuesto de la semana pasada, el escenario debe llevar al lector de regreso a la “escena” de la discusión financiera de la semana pasada, los “personajes” importantes afectados por las decisiones presupuestarias y los conflictos principales que afectan a esos personajes.
Esta mirada retrospectiva es fundamental para recordarles quién y qué está en juego, y qué decisiones deben tomarse.
4. Repite tu gran idea
Ser demasiado repetitivo es la sentencia de muerte para cualquier correo electrónico; sin embargo, reiterar su única gran idea es el movimiento de poder de cualquier gran narrador. Cuando les recuerdas a los lectores tu conclusión clave, el “qué” de tu historia por correo electrónico, lo consigues en sus cerebros.
La mejor manera de entrar en ese doble golpe es establecer tu gran idea primero en tu titular (es decir, su línea de asunto), luego repetirlo después de haber establecido tu contexto.
5. Revela siempre tu resolución al final
Uno de los sellos distintivos de un correo electrónico mal estructurado es cuando comienza con sus recomendaciones o su llamado a la acción sin ningún contexto. Como mencionamos anteriormente, muchas personas creen que lo mejor es mantener un correo electrónico lo más breve posible.
Por lo tanto, solo declaran de antemano lo que necesitan del destinatario: “Aprueba este presupuesto” o “¿Puedo recibir tus comentarios?” o “Necesitas aprobación para una nueva contratación”.
Todas estas solicitudes son parte de tu resolución, la respuesta a un cierto conflicto. Si la resolución se produce antes del conflicto, es menos probable que el destinatario comprenda por qué debe completar tu solicitud. Entonces, en cambio, ten este elemento al final de tu correo electrónico.
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