• Rosamond S. King es una escritora negra, académica y profesora asociada en el departamento de inglés de Brooklyn College, parte de la University of New York.
  • Ella explica que con la mayor cantidad de correos electrónicos que enviamos mientras trabajamos de forma remota, hay más posibilidades de malentendidos e incluso ofensas.
  • Con solo unas pocas palabras compasivas, es posible reducir esa posibilidad y romper cualquier tensión con nuestros colegas.
  • Sé breve y positivo, y no escribas cosas como "estamos todos juntos en esto", no es cierto.

Las muertes, la violencia policial, el miedo al nuevo coronavirus y el conflicto mundial están constantemente en las noticias y, sin embargo, se espera que todos funcionemos en el trabajo. Si eres como yo, el privilegio de trabajar desde casa, estás dedicando más tiempo que nunca al correo electrónico. 

¿Cómo podemos escribir correos electrónicos profesionales que reconozcan el trauma que todos están experimentando?, ¿y por qué es importante el tono de nuestros correos electrónicos en este momento?

Es seguro decir que muchas personas están lidiando con niveles inusuales de ansiedad , dolor o ambos. Por ejemplo, soy una de las tres personas negras que conocen a alguien que ha muerto de Covid-19 y, como todos los afroamericanos que conozco, varios seres queridos han sufrido acoso y violencia policial. Innumerables personas de todos los orígenes están abrumados o agotados por el cuidado de los niños las 24 horas del día, los 7 días de la semana, la pérdida de ingresos o la fatiga pandémica.

Muchos de los correos electrónicos de mis compañeros suenan como si nada

Pero incluso si no han sido tocados por los eventos en todas las noticias, nada es, o debería ser, normal en este momento.

Entonces, cuando alguien envía un correo electrónico que comienza con nada más que «Hola», no me enojo, pero siento que deben desconocer, y tal vez no importarles, las realidades que yo y millones de personas estamos viviendo.

Podría pensar que los correos electrónicos de trabajo deben seguir siendo estrictamente profesionales. Estoy de acuerdo. Es importante mantener los límites. Pero la bondad puede generar más bondad y buena voluntad, lo que nunca es malo en los negocios.

Las investigaciones han descubierto que las personas piensan regularmente que los correos electrónicos de trabajo son más negativos de lo que el escritor pretende, y con el mayor número de correos electrónicos que enviamos, hay más posibilidades de conflictos, malentendidos y ofensas. Pero con solo unas pocas palabras compasivas, podemos disminuir la posibilidad o el nivel de tensión con nuestros colegas.

Estas sugerencias reconocen la complejidad de nuestro trabajo y nuestras vidas en este momento, sin ser inapropiadas.

1. Piensa en una nueva apertura y cierre para tus correos electrónicos

Solo unas pocas palabras pueden cambiar el tono de tus mensajes para transmitir calidez y apoyo. (Lo contrario también es cierto; un correo electrónico discontinuo puede comunicar una falta de preocupación o incluso hostilidad hacia tus colegas).

2. Sé breve y positivo

Si no te has comunicado con alguien por un tiempo, puedes comenzar con «Querida Ellen, espero que lo estés haciendo lo mejor posible en estos tiempos difíciles». No es necesario mencionar la pandemia o las protestas por su nombre para reconocer el mundo en general.

3. Ve al grano

En el cuerpo de tu correo electrónico, indica tu propósito rápidamente. Dado que estamos en el correo electrónico más que nunca, la mayoría de nosotros apreciamos los mensajes más cortos.

4. Termina la forma en que comenzó

Mantén el cierre breve y positivo. Termina tu correo electrónico con un poco más de cordialidad que tus habituales «sinceros» o «mejores deseos». «Deseándole salud y buen humor» o «Deseándole seguridad y paz» son buenas opciones. Y un simple «Calurosamente» es suficiente si no conoces bien a la persona y no quieres ser demasiado familiar.

También es importante saber qué frases evitar.

No escribas «Estamos todos juntos en esto». Si bien este es un sentimiento agradable, no es cierto: las personas de diferentes razas, los que están en duelo por un ser querido, los que viven solos y los que viven con familias están teniendo diferentes experiencias y desafíos.

No des órdenes. Cierres como «Mantente a salvo» o «Ponte una máscara» pueden sonar más mandones de lo que deberían.

No seas demasiado personal. Hacer referencia a «usted y los suyos» es demasiado personal, a menos que conozcas bien a la persona y su familia, y enfatiza la división en lugar de la comunidad.

No trates de ser gracioso. Casi siempre es mejor evitar el humor en la comunicación profesional. Los chistes pueden fallar en el correo electrónico, especialmente porque el sentido de la gente sobre lo que es divertido puede ser muy diferente.

En general, recuerde que el correo electrónico transmite contenido de manera más efectiva que el tono, así que sea amable y claro.

Diecisiete empresas importantes han declarado que los empleados pueden trabajar desde casa a largo plazo si así lo desean. Es probable que el resto de nosotros sigamos trabajando de forma remota más tiempo del que teníamos antes de 2020. De cualquier manera, el correo electrónico seguirá siendo una parte importante de nuestras vidas y nuestro trabajo. 

Es cierto que las pequeñas frases al principio y al final de los mensajes son solo gestos amables, pero los correos electrónicos sin amabilidad en absoluto también envían un mensaje. Es una cuestión de qué tipo de gesto quieres hacer.

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