- El trabajo remoto cambió totalmente la forma en que los empleados y los jefes entienden la oficina.
- Los co-CEO de Gensler mostraron a Business Insider las necesidades de las oficinas del futuro, que serán más flexibles y colaborativas.
- Algunas tecnologías de control de acceso pueden utilizarse para que el trabajador mantenga su salud en los edificios.
Durante los primeros días de la pandemia, el teletrabajo parecía que podía suponer un golpe casi fatal para las oficinas; permitiendo a los trabajadores deshacerse de sus desplazamientos y a las empresas eliminar uno de sus gastos más importantes. ¿Ese será el futuro?
Esta misma semana, mientras anunciaba que el horario de 9 a 5 estaba «muerto», el gigante del software Salesforce también anunció que implementaría tanto el trabajo remoto de forma permanente como un modelo híbrido entre trabajo remoto y en la oficina para sus empleados.
Ahora, la firma de arquitectura más grande del mundo, Gensler, tiene planes para que la gente vuelva a la oficina, pero no a la oficina como se entendía antes de la pandemia.
Después de consultar con algunas de las empresas más grandes del mundo, Gensler produjo representaciones de la oficina del futuro. Destacó los beneficios que conlleva trabajar físicamente en el mismo espacio con compañeros y al mismo tiempo utilizar menos espacio para los escritorios y ordenadores.
Una encuesta de Gensler recoge que solo alrededor del 20% de las personas quieren continuar trabajando a tiempo completo desde casa. «El pegamento que nos mantiene unidos son nuestras oficinas», explica a Business Insider el co-CEO de Gensler, Andy Cohen.
Frente a la pandemia, los líderes corporativos están «realmente comenzando a entender la importancia del lugar de trabajo», añade a Business Insider la co-CEO Diane Hoskins. Agregó que «el titular de lo que realmente ha cambiado es que los líderes empresariales han despertado».
Así empezó la investigación sobre las oficinas del futuro
El año pasado abrió una puerta a un cambio drástico y acelerado en la oficina. El concepto de flexibilidad es fundamental para este cambio, explica Cohen a Business Insider.
«Existe esta idea de liberación, de democratización de la oficina, que ahora se puede trabajar en cualquier lugar, en cualquier momento y también en casa», dice Cohen.
Incorporar la flexibilidad al diseño de una oficina es un reto adicional, porque ya no existe «una talla única para todos», dice Hoskins. Esto significa que la actividad de consultoría de Gensler experimentó un «crecimiento real»; ya que los directivos de las empresas pusieron manos a la obra para diseñar el futuro de sus oficinas.
El equipo de investigación de la empresa también ha estado muy ocupado. Realizaron encuestas en las que comprobaron que las personas que trabajan desde casa pasan más tiempo en «modo de concentración». De hecho, son 12% más productivas trabajando concentradas respecto a la oficina.
Esta investigación permite a Gensler entender cómo pueden diseñar un espacio que funcione para:
- La concentración profunda
- Las actividades sociales
- Y de colaboración que son fundamentales en una oficina física
También lo llevan a la práctica en sus propias oficinas, utilizándolas como laboratorios para probar nuevas ideas. Cohen y Hoskins, co-CEO de Gensler, se adentran en su visión de las oficinas del futuro y en todas y cada una de sus versiones.
Los planos de las oficinas abiertas del futuro se separaron en diferentes «áreas de elección» que los empleados pueden utilizar para distintos tipos de trabajo
Una de las lecciones más profundas que aprendimos del trabajo a distancia es que puede realizarse en cualquier lugar; incluso en la mesa de la cocina. Cuando esto se aplica a la oficina, se abren nuevos tipos de espacios para todo. Desde el trabajo en profundidad hasta el brainstorming colaborativo o las salas de reuniones formales.
Este concepto de crear espacios de trabajo en torno a la oficina, cada uno de los cuales sirve para necesidades específicas, no es nuevo. Pero su adopción se aceleró con el virus y el trabajo a distancia.
«Ahora lo vemos, no como una persona para un escritorio, sino como diferentes puntos de trabajo que cambiarán a lo largo del día», dice Cohen.
En el diagrama anterior, seis escritorios para el trabajo intensivo están en una esquina de la sala; mientras que los lugares para las reuniones informales y las discusiones más personales cubren el resto. Hay más personas que escritorios. Esto es un reconocimiento de que la oficina es ahora el hogar de la cultura de la empresa.
«Podemos hacerlo más fácil creando estas zonas de elección. Estas zonas en las que puedes elegir dónde vas a trabajar según el tipo de trabajo que vayas a hacer ese día, lo cual es muy importante», afirma Cohen.
La clave de este modelo flexible es convertir a las oficinas en el «núcleo de la cultura y la marca» hacia el futuro
En una era híbrida de trabajo a distancia y en persona, la oficina tiene que destacar en lo que mejor sabe hacer: fomentar la colaboración y definir la cultura de la empresa.
La imagen de arriba muestra cómo una sala de reuniones puede convertirse en un espacio tanto para una lluvia de ideas como para reunirse y compartir comida. Este tipo de entorno es ideal para las áreas de trabajo más informales y la creatividad pasa a un primer plano.
«Gran parte de los negocios se resuelven antes o después de la reunión en charlas y discusiones personales», dice Cohen. «Eso es lo que nos falta ahora, todo es demasiado formal y nos perdemos los momentos colaborativos e informales».
El modelo de «centro y radio» (hub and spoke) se puso de moda como una forma de encontrar un lugar entre el hogar y la oficina
Uno de los temas más dinámicos en el mundo de los espacios de trabajo en este momento es el «modelo de centro y radio», donde una empresa tiene una sede central, pero luego opera muchas oficinas satélites más pequeñas que pueden atender otras necesidades de sus empleados.
Este modelo reduce el tiempo de viaje y el riesgo de transmisión del virus para los trabajadores que viven lejos de las oficinas centrales. O puede usarse para proporcionar ubicaciones físicas para el personal que se encuentra disperso por todo el país.
Estas oficinas satélite proporcionan un lugar de trabajo al que es más fácil llegar y menos formal que una oficina tradicional.
«Se convierte en un tercer lugar porque no es la oficina principal y no es una oficina en casa; pero es un entorno seguro al que puede ir para estar con sus otros compañeros», dice Cohen.
Mientras que algunas salas de conferencias se pueden usar para reuniones, lluvia de ideas o eventos, otras pueden usarse para trabajar en grupos pequeños
Si bien un espacio como este puede haberse utilizado anteriormente de forma explícita como sala de reuniones; ahora se puede utilizar para momentos que son un híbrido entre el trabajo intensivo y la colaboración.
La clave para una oficina flexible es proporcionar una variedad de diferentes tipos de lugares para trabajar. De este modo, los empleados pueden tomar las decisiones que mejor se adapten a lo que quieren fuera de la oficina.
La cocina en la oficina, como la cocina en el hogar, es un lugar diseñado para fomentar conexiones y colaboraciones informales.
La cocina es un área central en la oficina para pasar el rato, trabajar y socializar con los compañeros. Como resultado, se convierte en el centro informal de la cultura de la empresa.
«Lo que estamos diciendo con este diagrama es que es un lugar en la oficina que se convierte en un lugar de conectividad», asegura Cohen.
Esto significa relacionarse en persona, pero también puede significar que se utilice como un lugar para conectarse con compañeros a distancia. El modelo del despacho incluye pantallas donde los trabajadores pueden tener una charla relajada con alguien que trabaja desde casa. Es muy importante encontrar formas de incluir a los trabajadores a distancia en el diseño de la oficina, aunque apenas estén allí; para fomentar una cultura cohesionada.
Aunque los empleados millennials y de la generación Z puedan adaptarse más fácilmente a trabajar de forma remota, están perdiendo oportunidades de aprendizaje y cultura
Los trabajadores más jóvenes, nativos digitales, pueden haberse adaptado más fácilmente al trabajo remoto; pero también sufren algunos de los mayores inconvenientes.
«Por supuesto que han estado rotundamente insatisfechos con trabajar desde casa porque no están recibiendo la capacitación, la tutoría, la cultura, la formación y las oportunidades que tiene cuando está en la oficina», explica Hoskins.
El tipo de reuniones informales, no planificadas y sincrónicas que ocurren en una cocina son clave para las experiencias de estos empleados que inician su carrera.
Otro elemento clave de las oficinas del futuro será la salud y la seguridad de los empleados
No es de extrañar que la salud sea una de las principales preocupaciones para la vuelta al trabajo. Por tanto, es una de las principales aportaciones al diseño de las oficinas del futuro. Esto refleja lo que ocurrió con el diseño de los edificios tras la pandemia de 1918.
«De hecho, fue una tendencia, incluso después de la pandemia de 1918; que los ricos colocaran lavabos en los salones y otros lugares de su casa como parte de la respuesta a ese contagio», explica Hoskin.
Esa misma oportunidad existe ahora, con lugares de trabajo diseñados con filtrado y monitoreo de aire avanzados; puertas sin contacto y control de acceso. Incluso estaciones de lavado de manos ubicadas alrededor de la oficina.
Algunas tecnologías de control de acceso sin contacto utilizan incluso el reconocimiento facial y pueden utilizarse para que el ascensor dirija a un trabajador a su planta exacta.
La ventilación y filtración del aire es otro aspecto importante. Gran parte de esto ocurre entre bastidores, con la instalación de sistemas más potentes, pero Cohen señala que las ventanas que pueden abrirse y dejar entrar más ventilación del exterior han sido una tendencia importante, en comparación con los anteriores «edificios herméticamente cerrados».
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