- Captar la atención del equipo de trabajo y conseguir una comunicación asertiva ha sido todo un reto.
- El home office ha implicado que los trabajadores se mantengan frente a la computadora o en videoconferencias por muchas horas seguidas y ha sido complicado mantener a la audiencia concentrada.
- Para organizar reuniones virtuales exitosas y asertivas, se recomienda hacerlas concisas y visualmente atractivas.
Actualmente, lo “normal” para una gran parte del sector laboral es el home office y gracias a esta nueva forma de trabajar es que desde el inicio de la pandemia, herramientas como Google Meet y Zoom incrementaron más su número de usuarios en lo que va del 2020 que en todo el 2019, de acuerdo con la firma Bernstein Research.
Sin embargo, esta transformación de un entorno laboral físico a uno virtual trajo consigo diversos retos. Desde la organización del trabajo a distancia hasta la correcta comunicación de los equipos a través de reuniones virtuales, las empresas han tenido que adaptarse a nuevas normas.
Por ejemplo, captar la atención del equipo de trabajo y conseguir una comunicación asertiva ha sido todo un reto y es que el home office ha implicado que los trabajadores se mantengan frente a la computadora o en videoconferencias por muchas horas seguidas, lo que ha generado fatiga o cansancio.
Esto es un problema que se traduce en una baja de productividad. De acuerdo con la encuesta “Covid-19: impacto en los negocios y en los beneficios”, elaborado por Willis Towers Watson, para septiembre solo 18% de los negocios pensaba que el home office mantenía la productividad, una cifra muy diferente al 40% que lo afirmaban cuatro meses antes.
El reto de captar la atención de tu equipo en una reunión virtual
Según los expertos en espacios de trabajo de Comunal Coworking, es difícil mantener a la audiencia concentrada y comprometida con las juntas virtuales cuando se ha pasado tanto tiempo en la dinámica de home office; además, se debe asumir que la audiencia tendrá distracciones, como las responsabilidades del hogar, la familia, responder mails, chatear con otras personas fuera del entorno laboral o navegar en la web.
Es así que para organizar reuniones virtuales exitosas y asertivas, se recomienda hacerlas concisas y visualmente atractivas, para lograr una conexión adecuada con los compañeros de trabajo o clientes. A continuación te presentamos algunos tips que puedes seguir para captar la atención de los colaboradores durante una reunión virtual.
1. Predica con el ejemplo
Si quieres que tus colaboradores se mantengan interesados y con energía, tú debes ser el primero en personificar esas cualidades. De acuerdo con el sitio Entrepreneur, utilizando esta estrategia, tendrás la misma actitud y el mismo humor en tu equipo luego de 10 segundos, lo que podría convertirla en una reunión virtual dinámica y productiva. En cambio, si tienes una nube negra en tu cabeza y un tono de negatividad es fácil que lo contagies y la reunión virtual se hundirá en un ambiente de posible desinterés.
2. Contenido preciso
Una forma de enganchar a tu audiencia es otorgando información puntual, “short and sweet”. Si vas a utilizar diapositivas o presentaciones no deben estar sobrecargadas de información, procura solo resaltar las conclusiones más importantes en poco texto y con imágenes dinámicas que las respalden.
Lo mismo ocurre con la información que vas a dar, pues para mantener a tu equipo interesado no debe ser un monólogo interminable, sino unas cuantas palabras que expliquen por qué están reunidos y qué se espera obtener de la junta.
3. Tiempo adecuado
Es más fácil tener a la audiencia concentrada por periodos cortos. Por lo tanto, para una presentación de impacto, más que la cantidad de información, es importante la fluidez y el dinamismo con que se presenta. Como expositor principal debes considerar que tus colaboradores pueden realizar preguntas a lo largo de la junta o al final de la misma, por lo que la reunión se debe planear de manera acorde para lo mismo.
4. Realiza un resumen de las instrucciones dadas
Antes de que concluya la reunión, asegúrate que todos conocen sus tareas y los pasos a seguir. En lugar de solo delegar o decir quién está a cargo de qué, pídeles que hagan un breve resumen de sus responsabilidades. Esto ayuda a asegurar que todos estén en la misma página y te da una oportunidad de escuchar y observar.
5. Termina como empezaste
Entrepreneur recomienda que al igual que preparaste el ambiente y los argumentos iniciales para crear conexión en el grupo, debes terminar de la misma manera. Ten una idea de lo que dirás al final de la reunión.
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