- John R. Hollenbeck es profesor de la Universidad Estatal de Michigan y ha realizado una extensa investigación sobre liderazgo y trabajo en equipo.
- Él dice que las reuniones en Zoom con muchas personas son ineficaces, y más que solo por razones técnicas.
- Para que tus reuniones sean más útiles y atractivas, limítelas a grupos de cinco y divide tu compañía en una estructura de varios equipos.
- También debes considerar quién realmente necesita participar en reuniones y cadenas de correo electrónico.
A medida que los lugares de trabajo en todo el mundo se han vuelto virtuales, las personas sienten la tensión de navegar a través de infinitas reuniones de video, llamadas de Zoom y cadenas de correo electrónico.
Tal vez la conexión sea defectuosa, tu colega no entienda el poder del botón de silencio, o quedas atrapado en un «responde a todos». Incluso cuando la tecnología y la etiqueta funcionan perfectamente, hay un problema fundamental en juego: los humanos simplemente no fueron diseñados para llamadas de Zoom con 15 personas.
Hay un principio básico entre aquellos de nosotros que estudiamos administración de que los equipos con muchas personas son malos. La comunicación y coordinación efectivas comienzan a descomponerse en grupos mayores de cinco. Esto siempre ha sido cierto, es simplemente más obvio en el mundo virtual porque las señales no verbales que nos ayudan a movernos en grandes reuniones cara a cara son eliminadas.
Puedes hacer que la comunicación virtual de su organización sea menos dolorosa si comprendes y trabajas dentro de nuestros límites cognitivos humanos. Esto requiere ser disciplinado sobre quién está incluido en cada reunión y equipo. Así como implementar roles de liderazgo claros y tener pautas explícitas sobre cómo debería funcionar la comunicación en el mundo virtual.
¿Por qué 5 es el número mágico?
Después de realizar una serie de experimentos con equipos de diferentes tamaños, el psicólogo social J. Richard Hackman identificó la cifra de 4.6 como el tamaño óptimo para un equipo que funciona bien. (Permitió que este número pueda aumentar ligeramente si las personas involucradas tienen una buena experiencia trabajando juntas).
El enemigo de los equipos grandes es la cantidad de enlaces de comunicación que deben gestionarse. A medida que el tamaño del equipo crece linealmente, los vínculos entre los miembros del equipo crecen exponencialmente. Un equipo de cinco personas debe administrar 10 enlaces, mientras que un equipo de 10 personas debe administrar 45. ¿Y un equipo de 15 personas? Olvídalo: 105 enlaces.
Por lo tanto, un equipo en crecimiento se topa rápidamente con los límites de nuestra capacidad humana para la comunicación. Simplemente no evolucionamos para poder comunicarnos efectivamente con 10 o 20 personas a la vez.
También hay límites en el número total de personas con las que podemos mantener relaciones sociales en todas las áreas de nuestras vidas. Después de estudiar grupos sociales de primates y tribus humanas tradicionales, el antropólogo Robin Dunbar determinó que nuestros cerebros no pueden manejar más de 150 relaciones sociales estables; una restricción conocida como «número de Dunbar». En el mundo moderno, esta capacidad se divide en numerosas redes profesionales y personales.
El poder de los sistemas de equipos múltiples
¿Significa esto que nunca podremos tener una unidad de negocios mayor de cinco o una organización mayor de 150? Por supuesto no. Lo que importa no es el tamaño absoluto de un grupo, sino cómo organizamos a las personas y los vínculos de comunicación entre ellos.
Por ejemplo, si tienes un equipo de ingeniería de 25 personas, puedes dividirlos en grupos de cinco. La comunicación entre los grupos se produce entre los cinco líderes de cada uno, que luego comparten información relevante con sus respectivos grupos.
Esta estructura crea solo 10 enlaces de comunicación dentro de cada uno de los subequipos y aproximadamente 15 enlaces para que los miembros del equipo de liderazgo los administren. ¡En comparación con 300 enlaces en un equipo de 25 personas!
Esta estructura se denomina sistema de varios equipos y ha tenido mucho éxito en una amplia gama de organizaciones.
A veces, menos es más
Gran parte de mi investigación sobre el trabajo en equipo fue financiada por el Departamento de Defensa y la National Science Foundation. Aunque las operaciones militares y los grandes esfuerzos científicos colaborativos son muy diferentes, la estructura del sistema de varios equipos funciona bien en ambos contextos.
Permite tener un súper equipo con gran tamaño y alcance, y por lo tanto una amplia experiencia; al tiempo que limita la cantidad de enlaces de comunicación que deben gestionarse.
En su libro «Equipos de equipos», el general Stanley McChrystal, exlíder de las fuerzas estadounidenses en Afganistán, describe cómo se emplean los sistemas de varios equipos en los esfuerzos contra el terrorismo.
Por ejemplo, la búsqueda de Osama bin Laden inicialmente involucró a varios elefantes gigantes (incluidos la CIA, el FBI, el Departamento de Estado y varias ramas del ejército), todos tratando de atrapar a un ratón cubriendo las montañas de Afganistán con bombas.
El éxito solo se produjo cuando los militares crearon un sistema ágil de varios equipos, atrayendo miembros y experiencia de estas organizaciones, pero operando fuera de sus jerarquías normales.
Finalmente, bin Laden fue acabado por un pequeño equipo de Navy Seals en una redada bien planificada que duró menos de una hora.
Escapa de la miseria de las videollamadas
Como descubrieron los militares, los sistemas de varios equipos se basan en proyectos y se pueden superponer a las jerarquías existentes. No tienes que volver a imaginar completamente tu estructura organizativa, especialmente en un momento caótico como el que enfrentamos actualmente.
Puedes cosechar muchos de los beneficios de los sistemas de varios equipos en este momento, creando estructuras y reglas claras para la comunicación cuando trabajes de forma remota.
La regla más importante es nunca tener una reunión con más de cinco personas. Las razones son obvias para cualquiera que haya tratado de averiguar incómodamente a quién le toca hablar durante una videoconferencia, pero también aplica para las reuniones cara a cara.
Cumplir con el límite de cinco personas puede parecer difícil, pero te obliga a pensar detenidamente sobre cómo interactúan los miembros de tu equipo y quién realmente necesita estar en una reunión en particular.
Esto no significa que no puedas organizar una reunión virtual de más de cinco personas. Puede haber ocasiones en que los líderes necesiten comunicar información a un gran número de personas a la vez a través de una transmisión unidireccional, o un pequeño grupo de líderes involucrados en una discusión puede querer que los miembros de su equipo vigilen sobre sus hombros virtuales con el botón de silencio activado.
Piensa en los enlaces de comunicación
Como mencioné anteriormente, se trata de la cantidad de enlaces de comunicación que ocurren; no necesariamente de la cantidad total de personas que observan el proceso de colaboración.
Cada reunión virtual debe tener una agenda clara y normas sobre cómo rotará la comunicación. Sin señales no verbales, es mucho más difícil para las personas saber cuándo intervenir y hablar.
Los roles de liderazgo deben ser claros, incluido el líder formal, también conocido como el jefe; un líder tecnológico que gestiona la logística de las reuniones; y el líder de información que comparte información sobre un tema determinado (esta posición a menudo rota en el transcurso de una reunión).
Estas pautas no solo se aplican a las reuniones virtuales. Todos hemos quedado atrapados en un hilo de correo electrónico de «responder a todos» o «con copia para» en una comunicación que apenas era relevante.
Puedes evitar malgastar el tiempo de las personas estableciendo normas y expectativas claras sobre quién debe participar en varias conversaciones y quién se espera que transmita información esencial a quienes no forman parte de una discusión.
Aprendiendo de circunstancias excepcionales
Todavía nos estamos adaptando a una interrupción masiva en nuestra vida profesional y no es sorprendente que nuestra comunicación virtual sea un trabajo en progreso, especialmente dado que nuestra comunicación cara a cara también podría mejorar.
Pero puede ser útil saber que hay una razón por la que tus llamadas de Zoom de 15 personas se siente como un trabajo pesado: simplemente no estábamos programados para comunicarnos de esa manera.
La buena noticia es que puedes implementar soluciones simples que no requieren nueva tecnología o una sacudida de todo tu organigrama. Puedes ver grandes ganancias en eficiencia y moral al superponer un sistema de equipos múltiples para la comunicación sobre sus estructuras existentes y delinear procesos claros y expectativas sobre cómo debe fluir la comunicación.
Incluso podríamos encontrar que el estrés de la comunicación virtual ofrece una oportunidad que nos obliga a ser más reflexivos sobre cómo nos comunicamos en general. Con suerte, hay algunas lecciones y sistemas que podemos llevar a nuestras operaciones normales, ya que así es como deberíamos haber estado haciendo las cosas todo el tiempo.
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