- Al trabajar en equipo es importante utilizar las herramientas correctas para poder realizar una buena gestión de proyectos.
- La gestión de proyectos ayuda a asegurar que todos los integrantes del equipo trabajen hacia el mismo objetivo.
- Un diagrama de gantt online es ideal para lograr un trabajo organizado, claro y medible, que culmine en un proyecto de calidad.
Gestionar proyectos puede significar un inmenso reto. Para muchos, de hecho, organizar y ejecutar de principio a fin un proyecto es sinónimo de estrés. Sin embargo, existe una solución para que la gestión de proyectos se convierta en un proceso que disfrutes.
¿Alguna vez has tenido que trabajar en un proyecto en equipo? Si es así, entonces sabes lo importante que es utilizar herramientas correctas para la gestión de proyectos.
Lograr que la coordinación y administración de todos los aspectos de un proyecto sea óptima incluye la planificación, ejecución, seguimiento y control de todas las tareas necesarias para completar el proyecto.
¿Qué es una gestión de proyectos?
La organización de un proyecto es una actividad muy importante para llevar a cabo una agrupación de los recursos humanos de un proyecto, ya sea en una empresa, una escuela, el hogar o una organización.
La palabra gestión hace alusión a una acción, un trámite, un conjunto de pasos para dirigir, administrar y resolver problemas en un equipo. Por lo que siempre se deben de tener en cuenta diversos factores del resto del equipo en un proyecto.
¿Por qué es importante hacer una buena gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es importante porque ayuda a asegurar que todos los miembros del equipo estén alineados y trabajen hacia el mismo objetivo.
Además, lograr que todos los puntos del proceso estén cubiertos por alguien del equipo, y que las tareas se cumplan en tiempo y forma no es tarea sencilla.
Por ello, una buena gestión de proyectos también es importante para terminar el proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y con la calidad requerida.
En los acabados y materiales de un proyecto terminado se puede ver la organización previa. Cuando el producto final se ve descuidado o con errores, muchas veces se pierde interés en él.
Gestionar un proyecto de manera efectiva también ayuda a ahorrar tiempo y dinero. Cuando no hay organización ni una buena administración suelen ocurrir situaciones que implican más inversión y tiempo. De esta forma, con planeación, investigación y prevención esas situaciones se reducen al mínimo.
Pensemos en un evento que estamos organizando, pero no sabemos qué comida se ofrecerá. El día del evento optamos por comida rápida porque parece barata. Pero ocurre que los asistentes son veganos y alérgicos a diferentes ingredientes, entonces tienes que comprar otra opción de alimentos gastando más de lo planeado.
Este ejemplo se puede extender a un proyecto de desarrollo web. No realizamos pruebas de usuario en las primeras fases del sitio y al lanzarlo descubrimos un error de usabilidad. Esto afecta el posicionamiento web y la imagen de la marca con inversionistas y clientes.
El diagrama puede ayudar a gestionar mejor los proyectos
Como puedes ver, necesitas de una herramienta que te permita un trabajo organizado con tu equipo de trabajo, que sea clara, que se pueda medir y que te permita organizar tareas.
Hacer un diagrama de gantt online es ideal para esta misión. Mediante barras horizontales, permite ver gráficamente la progresión y el estado del trabajo a lo largo del tiempo.
En el diagrama se puede tener información de tareas, descripciones, cronología y progresos. Su representación visual permite identificar rápidamente en qué parte del proceso se encuentra el proyecto. Son recomendables las versiones online por sus cualidades de colaboración y respuesta instantánea.
Hoy en día, con el trabajo remoto, los diagramas de gantt son usados por diferentes aplicaciones para gestionar proyectos. Éstas han resultado muy positivas para las empresas y los empleados.
Cuando se monitorea el rendimiento es fácil identificar áreas de oportunidad en el trabajo, reagendar entregas, repartir labores, así como buenos resultados por parte del equipo.
Pasos para hacer una buena gestión de proyectos
Para hacer una buena gestión de proyectos, debes seguir los siguientes pasos:
- Planificar el proyecto. Necesitas considerar todos los factores que afectan el contexto y la realización del proyecto. Entre ellos, presupuestos, tiempo, clima, fechas de entrega, número de miembros y objetivos.
- Organizar el equipo y los recursos. Cuando sepas las características que necesita tener tu equipo, elige qué tarea tendrá cada uno de acuerdo con las destrezas y puntos fuertes que aportarán al proyecto.
- Ejecutar el proyecto. Una vez que todo esté organizado, es momeneto de poner manos a la obra con el equipo. En esta etapa es probable que todo parezca ir bien; sin embargo, es importante que te mantengas alerta.
- Controlar y evaluar el progreso. Conforme el proyecto vaya avanzando saldrán imprevistos, problemas entre el equipo, recursos faltantes o sobrantes. Es tu responsabilidad solucionar, corregir y modificar los problemas para que el proyecto sea exitoso. Es normal que estas cosas ocurran y debes evaluar en cada paso del proceso las acciones que van dando buenos y malos resultados.
- Cerrar el proyecto. Cuando los objetivos alcanzados, el proyecto puede ver la luz pública y recibir retroalimentación de personas externas.
La solución para proyectos óptimos está a un par de clics
Una buena gestión de proyectos se basa principalmente en la organización e investigación previa, objetivos bien planteados y herramientas que permiten un canal de comunicación organizado y claro con el equipo de trabajo.
El diagrama de gantt es una herramienta que te ayuda a elaborar estrategias organizacionales. Mantener a todo el equipo en sintonía, armónico y comunicado es la receta secreta para que un proyecto logre sus objetivos.
Organizar y planear es ahora más sencillo con un diagrama de gantt online. Es así como toda la información, organización, cronogramas, repartición de tareas y otras engorrosas actividades tienen solución con un par de clics.
AHORA LEE: El inversionista Michael Burry insinuó que el mayor colapso del mercado ya está en marcha
TAMBIÉN LEE: El Niksen es el arte holandés de no hacer nada —y que además te ayuda a ser más productivo y feliz
