- Las horas semanales de reunión de los trabajadores de oficina diminuyeron 31% desde 2021, de acuerdo con una encuesta de Reclaim.ai.
- Los trabajadores solo asisten al 83% de ellas porque están demasiado ocupados.
- Los trabajadores que están al inicio de sus carreras utilizan las reuniones para madurar y aprender.
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Pasamos menos tiempo en reuniones de trabajo que hace unos años. Sin embargo, al igual que una persona a dieta que perdió unos kilos, pero no lo nota, nuestro tiempo libre extra no siempre es evidente.
De acuerdo con Reclaim.ai, que creó una aplicación de calendario que utiliza Inteligencia Artificial, el tiempo que los trabajadores de oficina pasan en reuniones de trabajo se redujo a 14.8 horas semanales en 2024, frente a las 21.5 horas semanales en 2021.
Esto supone un descenso del 31%, según los datos de 1,300 trabajadores encuestados.
Esta reducción podría sorprender a aquellos que se ponemos nerviosos cuando escuchan la notificación de un recordatorio de reunión. Por supuesto, muchas personas siguen pendientes de demasiados eventos del calendario, pero siempre podría ser peor.
Las reuniones aumentaron durante la pandemia
Todo cambió cuando comenzó la pandemia Covid-19.
Henry Shapiro, cofundador y director de operaciones de Reclaim.ai, explicó a Business Insider que se produjo un aumento de las reuniones (sobre todo de las individuales) durante la época de los confinamientos por la pandemia. En ese momento, mucha gente trabajaba desde casa.
“Hubo un gran repunte. Entonces la gente como que se asentó y dijo: ‘Espera, ¿qué estamos haciendo?”, explicó.
Aunque algunos han conseguido desprenderse de reuniones, a la semana se sigue asistiendo en promedio a 17.1. Y cada vez duran más: la duración promedio de las reuniones es de 51.9 minutos, frente a los 50.6 en 2021. Todo gracias a las personas que terminan por decir: “solo una cosa más”.
Todo este tiempo puede salir muy caro. La encuesta —que se centra en las empresas tecnológicas— llegó a la conclusión de que los empleados pasan 37% de sus horas de trabajo en reuniones.
Reclaim.ai afirmó que, según el salario promedio en Estados Unidos, esas reuniones suponen unos 29,000 dólares anuales por trabajador.
El mayor culpable: las reuniones en equipo. Hay un promedio de 6.7 reuniones a la semana. Aunque aproximadamente ocho de cada 10 trabajadores cancelaron o reprogramaron alguna de ellas en el último año, porque sus calendarios ya estaban repletos de eventos.
Las relaciones sociales pueden construirse en juntas de trabajo
De acuerdo con Shapiro, el auge del trabajo remoto durante la pandemia —y su relativa resistencia incluso ahora con modelos híbridos— hizo que muchos vieran las reuniones como una manera esencial de conectar con los demás.
Algunos trabajadores creían que tenían que reavivar los lazos con sus compañeros después de años de trabajar separados, afirmó Shapiro.
“Esas relaciones solían forjarse dentro de la oficina de todas esas maneras fortuitas. Y ahora, la única función real para que lo hagan es a través de algún tipo de punto de contacto recurrente”, dijo.
Shapiro aseguró que las reuniones tienen su lugar, sobre todo, porque no todos los trabajadores están juntos todos los días. No obstante, tienen que aprovechar bien el tiempo.
“Existen malas reuniones y existen buenas reuniones”, expresó Shapiro.
¿Son realmente importantes las juntas de trabajo?
La propia gestión de la agenda puede mermar la productividad. La encuesta, realizada entre febrero y abril, reveló que los trabajadores dedican unas tres horas semanales a reservar y reprogramar reuniones.
Muchos trabajadores están tan sobrecargados que solo asisten al 83% de lo que deberían. Según la encuesta, cancelamos, rechazamos o nos saltamos 3.5 reuniones a la semana.
La razón principal—citada por más de ocho de cada 10 encuestados— es un conflicto con otra reunión. Un porcentaje ligeramente inferior de personas explicó que opta por saltarse la reunión para centrarse en algo más importante.
Las reuniones pueden ayudar a los jóvenes que apenas empiezan sus carreras
A pesar de lo tediosas que pueden llegar a ser, las juntas de trabajo son esenciales, explicó Ron Hetrick, economista laboral senior de la empresa de investigación Lightcast, a Business Insider.
“La gente se desespera con las reuniones, pero tienen su valor”, dijo.
Hetrick afirmó que los trabajadores— en particular los que están al principio de sus carreras— utilizan las reuniones para madurar y aprender sobre lo que sucede cuando sus compañeros están en desacuerdo.
“Pueden ver cómo se resuelven los problemas”, explicó.
Shapiro trabaja a distancia la mayor parte del tiempo, pero acude a la oficina los miércoles. Esos días solo programa unas pocas reuniones, como un puñado de reuniones individuales, en las que puede tomar un café y dar un paseo con un compañero.
“La manera en que se lo he descrito al equipo es que los miércoles son algunos de mis días menos productivos. Sin embargo, también son mis mejores días en muchos sentidos”, concluyó.
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