- El 34º presidente de Estados Unidos era conocido por su productividad.
- Para tomar decisiones, usaba un cuadrante conocido ahora como la matriz de Eisenhower.
- La idea central de esta matriz es que todas las tareas se pueden organizar en solo cuatro cuadrantes en función de su importancia y urgencia.
Tomar decisiones puede ser complicado, especialmente cuando tienes más de un frente abierto. Solo tienes que pensar en el típico día en la oficina donde empiezas con una idea clara de lo que quieres hacer y poco a poco a van sumándose tareas que te alejan de tu objetivo.
Al final, es fácil que lo urgente termine imponiéndose a lo importante. Para evitarlo puedes seguir el consejo del 34º presidente de Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, que utilizaba una matriz para priorizar tareas y poder centrar sus esfuerzos
Esta herramienta ahora se conoce como la matriz de Eisenhower y se usa para priorizar tareas y gestionar mejor el tiempo.
¿En qué consiste la matriz de Eisenhower?
“Tengo dos clases de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes” esta frase, que se atribuye a Eisenhower, resume toda la idiosincrasia de esta herramienta.
La matriz o caja de Eisenhower sirve para tomar decisiones y organizar tus acciones en base a estos dos elementos: las tareas que son importantes y en las que deberías enfocarte; y las tareas urgentes, que son las que primero deberías abordar.
Cómo funciona la matriz de Eisenhower
La idea central de esta matriz es que todas las tareas se pueden organizar en solo cuatro cuadrantes en función de su importancia y urgencia que serían los siguientes.
- Tareas importantes y urgentes. Son las de mayor prioridad, en las que volcar tus esfuerzos hasta completarlas.
- Tareas importantes, pero no urgentes. Normalmente son objetivos a largo plazo, tareas importantes pero sin una fecha de vencimiento. Estas son tareas que hay que planificar y resolver una vez terminadas las anteriores.
- Tareas no importantes pero urgentes. Son las tareas que puedes delegar en tu equipo o, en cualquier caso, para después de completar las del primer cuadrante.
- Tareas no importantes y no urgentes. Las tareas del último cuadrante son las prescindibles hasta tal punto que podrías borrarlas de tu lista.
Esta es su representación gráfica. Por eso mismo también se conoce como la caja de Eisenhower.
La última pila es la más complicada de gestionar, donde puedes terminar creando una enorme pila de tareas pendientes. Una forma de evitarlo es prescindir directamente de buena parte de ellas.
La diferencia entre urgente e importante
La matriz de Eisenhower es una manera sencilla de tomar decisiones y estructurar tu tiempo. La clave es saber distinguir entre lo que es urgente y lo que es importante.
Las tareas urgentes tienen un marco temporal concreto y hay que completarlas antes de una fecha o momento determinado. Pueden ir desde responder a un email o devolver una llamada hasta entregar un informe en media horas.
Cuando pospones las tareas urgentes que también son importantes es fácil que, al volver a ellas, termines tomando una mala decisión o haciendo un trabajo mediocre. La razón es que esa urgencia tiende a causar estrés y ansiedad, lo que a su vez afecta a nuestra capacidad de pensamiento.
Las tareas importantes tienden a ser más estratégicas que urgentes. Normalmente están relacionados con objetivos a largo plazo, claves para ti o para tu empresa. Son tareas que, además, requieren que prestemos atención y meditemos en lugar de tomarlas de forma reactiva, como ocurre con lo urgente. Así es como se pueden evitar errores que arrastrarás en el futuro.
Por naturaleza, los seres humanos tienden a enfocarse en lo urgente, que además ayuda a tener un sentimiento de estar siempre ocupado y en movimiento. El motivo es que no sabemos diferenciar bien qué es lo urgente y qué lo importante.
Una forma de hacerlo es seguir el modelo de Jeff Bezos, fundador de Amazon. Según explica el magnate, en la compañía dividen sus decisiones en dos tipos:
- Decisiones de tipo 1: son irreversibles, una vez se toman, no hay vuelta atrás.
- Decisiones de tipo 2: son reversibles y permiten hacer borrón y cuenta nueva, aun asumiendo las consecuencias.
Una forma rápida de usar esta distinción es dedicar todos tus esfuerzos a las decisiones de tipo 1, que normalmente serán las más importantes en tu vida y en tu negocio.
Si quieres ir más allá, puedes aplicar una variante de la matriz de Eisenhower o completarla utilizando cuatro cuadrantes para decisiones:
- Irreversibles y consecuentes
- Reversibles y consecuentes
- Irreversibles y sin consecuencias
- Reversibles y sin consecuencias
Como ya habrás adivinado, las últimas son las que deberías poder tomar sin consumir tiempo ni energía o, todavía mejor, delegar.
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