• Con la llegada del home office pareciera que la cantidad de reuniones en las empresas se multiplicaron.
  • De acuerdo con una investigación de la consultora McKinsey & Company, los empleados dedican 65% del tiempo en el trabajo a reuniones, llamadas y correos electrónicos.
  • Los expertos de Ubits ofrecen 4 estrategias para reducir el número de reuniones virtuales y hacer más efectivas las que se tengan que realizar.

Con la llegada del home office pareciera que la cantidad de reuniones en las empresas se multiplicaron.

Ya en julio de 2020, Microsoft había hablado al respecto, luego de que realizará un estudio sobre hábitos de trabajo de sus empleados remotos durante la pandemia, encontrando que estaban gastando 10% más de tiempo a la semana en reuniones virtuales. 

Sin embargo, este no es un fenómeno exclusivo de las compañías tecnológicas pues es algo que ocurre en todo tipo de organizaciones. De acuerdo con una investigación de la consultora McKinsey & Company, los empleados dedican 65% del tiempo en el trabajo a reuniones, llamadas y correos electrónicos, un porcentaje que deja muy poco tiempo a la productividad.

Cómo reducir el número de reuniones virtuales

Además, tomando en cuenta que de acuerdo con el estudio de PwC, CFO Pulse: Impactos financieros del Covid-19 en empresas mexicanas, 64% de los directores de finanzas consideran que el trabajo remoto llegó para quedarse y que seguirán apostando por esta modalidad aún cuando se decrete el retorno a las oficinas, ¿qué deben hacer entonces las organizaciones para reducir la abrumadora cantidad de reuniones virtuales y fatigar a sus empleados?

Expertos en entrenamiento corporativo de Ubits, plataforma de capacitación online especializada para empresas, compartieron con Business Insider México 4 estrategias para reducir el número de sesiones en Zoom o Google Meet. 

1. Hazte preguntas antes de agendar una reunión

reducir reuniones virtuales
Así puedes reducir el número de reuniones virtuales en tu organización | Pxhere

Lo primero es tener en cuenta que una reunión no es la solución a todo y hay que tratar de agendarlas cuando sea estrictamente necesario. Para descubrir si realmente necesitas llevar a cabo un encuentro de este tipo, puedes hacerte preguntas como:

  • ¿Este problema requiere una reunión o puede ser resuelto en una conversación uno a uno?
  • ¿Hay otra alternativa a la reunión para solucionar este problema? (Por ejemplo, utilizar otro medio como un correo electrónico, un comunicado, una llamada o una intervención en el chat grupal).
  • ¿Cuál es el objetivo de esta reunión?, ¿tomar una decisión, generar ideas o realizar un seguimiento?
  • ¿En qué problema o asunto quiero que nos enfoquemos?
  • ¿Cuánto tiempo necesitamos para realizarla?

2. Propón un día “sin reuniones”

Muchas empresas dedican un día a la semana al puro trabajo; en otras palabras, no se permiten reuniones. Este tipo de iniciativas deben venir desde los líderes pues son quienes transmiten las políticas de las empresas a los colaboradores.

Si un día sin reuniones es demasiado para la compañía, podría elegir horas o ciertos momentos durante el día “libres de reunión”.

3. Aprende a decir no y ofrece alternativas

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Así puedes reducir el número de reuniones virtuales en tu organización | Pxhere

No tienes que asistir a todas las reuniones.  Es importante que, si por alguna razón no puedes estar en una junta, tengas la seguridad y tranquilidad de decir que no y, si consideras que no es necesario hablar por este medio, puedes ofrecer una alternativa.

Por ejemplo, si un compañero de trabajo te envía una invitación a una reunión para intercambiar ideas sobre un próximo proyecto, podría recomendarle hacer una lluvia de ideas en Google Drive o en alguna herramienta colaborativa.

4. Aprende a organizar reuniones efectivas

Si bien, el exceso de reuniones es un problema, lo cierto es que hay muchas juntas que son necesarias y que, bien manejadas pueden ser útiles y fomentar la obtención de resultados.

Al respecto, Diego Arozarena, creador del curso “Tres estrategias para liderar reuniones con éxito”, recomienda algunos tips para que estos encuentros sean eficientes: 

  • Deja claros los objetivos y la información necesaria antes de iniciar la reunión.
  • Asegúrate de que todos los asistentes conozcan el tema y los objetivos, con al menos 24 horas de anticipación.
  • No cites a personas que no están relacionadas con el objetivo de la reunión.
  • Crea compromisos específicos, como asistir a tiempo o no tratar temas personales durante la reunión.
  • Asigna roles a todos los asistentes de la reunión y define quiénes deben ocuparse de cada tema en la agenda.
  • Resume las tareas y los acuerdos a los que se llegaron.
  • Asigna responsables para cada tarea.
  • Pide retroalimentación a los asistentes sobre la reunión.

Finalmente, es importante que al final de la reunión hayan quedado tareas o conclusiones accionables que se deberán compartir a los asistentes con sus respectivos responsables.

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