• Una de las preocupaciones de los jefes y empleados es cómo mantener la misma productividad en la casa con esta actual contingencia sanitaria.
  • Una computadora óptima, conexión estable a internet y una línea telefónica (móvil o fija) son indispensables.
  • Las herramientas gratuitas de Google como unidades compartidas, videollamadas o los grupos ayudan a mantener la productividad.

La pandemia del coronavirus ha hecho que empresas y gobiernos del mundo empiecen a tomar medidas como el home office, para que sus empleados minimicen el riesgo de contagiarse.

Sin embargo, una de las preocupaciones de los jefes y empleados es cómo mantener la misma productividad en la casa que en el trabajo.

Aquí te dejamos algunos consejos para mantener el mismo ritmo laboral que en la oficina usando las herramientas gratuitas de Google que ya conocemos.

1. Herramientas necesarias

Lo primero y más importante es contar con las herramientas de trabajo necesarias para poder desempeñar tu labor.

Hay que mencionar que estas dependen de la naturaleza de cada empleo, pero por lo regular una computadora óptima, conexión estable a internet y una línea telefónica son indispensables.

Antes de hacer home office, es importante asegurarse que todos los miembros del equipo tengan las herramientas configuradas y conozcan los procesos.

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Para ello, por ejemplo, pueden crear Grupos de Google en donde se puede incluir a todos los colaboradores. Estos permiten reunir la comunicación en un solo lugar y no saturarte de chats en el teléfono.

Mediante estos grupos se posibilitan a los integrantes de la organización realizar preguntas, avisos o encuestas. Además, los miembros de los grupos son notificados por correo cada vez que se realiza una acción.

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Se debe conceder permiso a los integrantes del equipo que participarán en la edición de los documentos relevantes o de colaboración. Crear una Unidad Compartida en Drive puede ser útil.

Para mantener una mejor organización es relevante que se agenden reuniones. Esto es posible al configurar invitaciones a través del Calendario, crear una agenda con anticipación e incluso adjuntar en dichas invitaciones los materiales necesarios para trabajar.

2. Objetivos claros

Antes de empezar a trabajar desde casa es importante tener claro cuáles serán los objetivos de cada día o semana, por sección, área o equipo.

Para lograrlo puedes utilizar un grupo de chat o un documento compartido en el que registres los logros, mantener a todos actualizados y hacer un seguimiento.

Otra herramienta para centralizar la información que se distribuirá entre los integrantes de un equipo son los Sitios de Google.

Estos permiten, sin la necesidad de contar con un diseñador, crear una página web para publicar actualizaciones, las medidas o nuevas noticias relacionadas a la empresa.

3. La comunicación es la clave

Todo lo anterior pasa, en todo momento, por un proceso de comunicación, más en la actualidad cuando los miembros del equipo están en su casa y no juntos en la misma oficina.

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Por lo tanto, la comunicación requiere ser más directa que un mail. Si el usuario está en medio de una conversación por chat o correo electrónico que se torna demasiado compleja, la opción puede ser configurar una reunión en ese momento e invitar a otras personas a unirse.

En este sentido, Hangouts ofrece una ventaja, ya que genera automáticamente códigos de marcación internacional para que cualquier participante pueda llamar por teléfono sin importar en qué parte del mundo esté.

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Durante la videollamada el usuario puede además ‘leer’ las reacciones de su audiencia mientras expone un tema por Hangouts Meet al cambiar el diseño de pantalla de la videollamada para que – mientras el resto de los participantes ven la presentación – el ponente pueda visualizarlos.

Trabajar de manera remota no significa que la eficiencia y la productividad deban disminuir.

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