- Si estás buscando planificar un evento virtual para tu pequeña empresa, primero debes preguntarte qué deseas lograr.
- No ancles a tu audiencia detrás de una pantalla, considera dividir el evento en pedazos pequeños.
- Intentar recrear un evento en vivo en línea es un gran "no", especialmente porque los requisitos técnicos requerirán más tiempo para planificar y ejecutar.
- Insertar más juegos y concursos en los eventos, y obsequios como kits de participación física, son algunas de las formas en que los anfitriones pueden hacer que la audiencia se sienta más involucrada.
La migración de eventos en vivo a espacios en línea ha sido uno de los grandes desafíos laborales de la pandemia. Muchas pequeñas empresas han tenido que ser creativas para sobrevivir a las restricciones, hacer que los clientes sigan entrando y establecer contactos con otros empresarios.
Y hay una buena razón para mantener las apariencias (virtuales): la firma de ciberseguridad Data Connectors dice que 86% de los participantes en las reuniones en línea informan niveles iguales o superiores de participación en comparación con los que son en persona.
Como parece que todavía nos reuniremos virtualmente durante algún tiempo, Business Insider consultó a dos expertos en planificación de eventos virtuales para descubrir los secretos sobre cómo crear experiencias en línea atractivas y exitosas para los clientes.
Establece primero lo que estás tratando de lograr
Tim Simpson, estratega jefe de marca y compromiso de la empresa de diseño de experiencias Maritz Global Events, dijo que existe un claro beneficio para las organizaciones al mantener vivas las comunidades de manera virtual, siempre que la experiencia se realice correctamente.
«Es necesario mantener la marca frente a la gente», dijo a Business Insider. «Estamos viendo una capacidad de las empresas para expandir su alcance al conectarse con personas que no asisten en persona. Uno de nuestros clientes de tecnología vio que la asistencia a su experiencia digital llegó a más de 10,000 cuando su audiencia cara a cara suele ser de alrededor de 3,000 . «
¿Realmente necesitas hacer el evento virtual?
Por otro lado, dijo que ha visto a muchas pequeñas empresas caer en la trampa de planificar un evento en línea «porque creen que lo necesitan».
Simpson dijo que es un error sumergirse directamente en los requisitos técnicos o incluso en el lado creativo de un evento digital cuando vas empezando. Su primera pregunta para los clientes que planean un evento en línea es: ¿Por qué están haciendo esto?
«Una vez que sepas el por qué, puedes determinar lo que estás tratando de lograr, entonces eso te dirá el cómo», dijo. «Con una fuerte intención y un propósito claro, estás listo para comunicar a tu audiencia exactamente lo que estás haciendo y por qué deberían participar».
Simpson dijo que debes dejar que la audiencia «mire detrás de la cortina» y comparta tus intenciones, algo que muchas empresas están cometiendo el error de pasar por alto al planificar sus eventos en línea.
«Cuando pensamos en equipar la experiencia, hacemos preguntas de propósito para determinar qué nivel de valor de producción se necesita», dijo. «Estás comunicando algo sobre tu marca a una audiencia específica, pero eso no significa que tengas que hacer todo lo posible para lograr un impacto».
Considera dividir un evento tradicionalmente largo en partes más pequeñas
La investigación que Simpson realizó con expertos en ciencias del comportamiento alentó a su equipo a dividir los eventos virtuales en pedazos pequeños.
«En algunos casos, eso significa que estamos tomando algo que tradicionalmente es un evento cara a cara de dos días y lo hacemos distribuir durante cuatro o cinco días, o incluso más», dijo.
La idea es que el público no esté «atrapado detrás de una pantalla todo el tiempo», dijo. Añadió que los planificadores deben centrarse en hacer que el evento sea tanto educativo como entretenido, ya que muchas audiencias asocian el tiempo frente a la pantalla con YouTube y Netflix.
«Puedes comenzar con una sesión general, luego pasar a grupos pequeños, manteniendo cada sesión en unos 20 minutos», dijo. «Piensa también en las entregas alternativas, como los podcasts, en las que permite a las personas sacan a sus perros a pasear o hacer ejercicio sin dejar de consumir el contenido digital, permaneciendo conectados a la experiencia del evento».
Organiza un evento virtual conciso
Keri McIntosh, vicepresidenta senior de la empresa de gestión de eventos The Castle Group, dijo que después de la logística, el mayor desafío para un evento virtual es crear un programa que sea conciso, bien organizado y convincente, todo teniendo en cuenta que la atención de la audiencia se reduce en un entorno digital.
«Por cada 10 a 15 minutos de tiempo de presentación, debería haber al menos una instancia de participación de la audiencia», dijo. «Por ejemplo, en una presentación de 30 minutos, se debe pedir al público que participe en una encuesta, envíe una pregunta o contribuya al chat al menos dos o tres veces».
Tómate el tiempo suficiente para planificar la logística
McIntosh dijo que organizar un evento virtual es mucho más que simplemente «lanzar algo en línea». Una buena función en línea a menudo requiere más preparación que su equivalente fuera de línea.
McIntosh señaló que las empresas que utilizan plataformas tecnológicas en línea para su evento deben preparar y probar sus capacidades con mucha anticipación. Incluso los servicios gratuitos pueden requerir que actualices a un plan para un cierto número de invitados o la duración del evento.
«Este es un momento de mucha actividad para los proveedores, como las empresas de plataformas de eventos virtuales y los socios de producción de video», dijo McIntosh. «Muchas empresas de plataformas de eventos virtuales programan eventos en torno a su ancho de banda y soporte técnico disponible y pueden requerir semanas de tiempo de espera».
Prueba las diversas plataformas
La experta dice que hay cientos de plataformas para elegir que dependen en gran medida del alcance de tu evento. Ella recomendó BizBash como un directorio útil para comenzar. También cree que el software de gestión de proyectos o una hoja de cálculo Excel detallada es fundamental para planificar su evento.
«Empieza por desarrollar un cronograma y divide tu planificación en categorías de necesidad, como marketing y comunicaciones, patrocinio y material adicional, cuáles son los materiales que estás elaborando para el evento, como invitaciones y cuadernos de marca, y cualquier material previo segmentos grabados «, dijo.
Una vez que tengas un cronograma establecido para lo que se debe hacer, McIntosh sugirió almacenar el tiempo necesario para planificar cada elemento con días o semanas, según el tamaño y el alcance de su evento.
McIntosh agregó que los eventos virtuales generalmente requieren más recopilación de contenido previo al evento que los eventos en persona.
«Asegúrate de contar con tiempo adicional en el cronograma de tu proyecto para recopilar contenido, cargarlo y probarlo antes de publicarlo», dijo.
No intentes simplemente recrear un evento en vivo en línea
Si bien el esquema de un evento pasado siempre es útil, la planificación de un evento virtual aún requiere mucha atención.
McIntosh convirtió recientemente una conferencia empresarial anual de mujeres en un evento en línea. Después de dividir el evento en fragmentos más pequeños durante períodos de tiempo más largos, descubrió que era necesario un «cambio de paradigma» en la forma en que se comercializaba desde que se publicó.
«Comercialízalo hacia las sesiones en lugar del evento más amplio», dijo. «En este caso, convertimos el segundo día en una cumbre de mujeres de color, que es mucho más deliberada, enfocada y condensada».
Dijo que la mayoría de las personas tienden a encontrar la creación de redes como lo más difícil de recrear en un entorno en línea. En primer lugar, debes darles a las personas una razón para estar allí.
«Una conferencia en la que trabajamos recientemente le pidió a la gente que seleccionara su tema de redes con anticipación, lo que centró más su atención», dijo. «Los facilitadores de estos eventos son realmente importantes. Necesitan tener la personalidad y la tecnología adecuadas para ayudar a las personas, además de ser organizados y tener experiencia en las sesiones de carrera, de lo contrario, puede fracasar fácilmente».
Hazlo interactivo con encuestas, juegos y otros trucos para generar participación
Lo más importante, según McIntosh, es integrar elementos tangibles a lo largo del evento para ayudar a su audiencia a sentirse involucrada en él.
Ella sugirió que el mejor lugar para comenzar es ofrecer sesiones con temas impulsados por los asistentes; puedes encuestar a los participantes con anticipación y preguntarles qué les interesa. Luego, podrías planificar diferentes segmentos del evento para que sean interactivos de diferentes maneras.
Esta es una gran oportunidad para involucrar a patrocinadores o socios. La forma favorita de McIntosh de hacer esto es enviando kits de herramientas físicos con elementos que se pueden usar durante la experiencia, como un kit para preparar cócteles para las sesiones de la hora feliz y un cuaderno con una copia física del programa.
«Desarrolla juegos o concursos para los asistentes, y estrategias para incentivar la participación como otorgar puntos o premios por la participación de los asistentes», agregó.
El feed social es importante al organizar un evento virtual
El factor más importante debería ser pensar en su audiencia, pero McIntosh tiene algunos conceptos probados y comprobados.
«Descubrí que tener un feed social similar a Facebook, donde, por ejemplo, puedes pedir que publiquen una foto de una mujer que los inspire. Eso es una excelente manera de hacer que las personas comiencen a interactuar entre sí», dijo. «Empalmar eventos con cosas como encuestas, teasers, rifas virtuales, pausas para estiramientos e incluso una lista de reproducción de conferencias en Spotify han sido bien recibidos».
AHORA LEE: Así puedes organizar tu lugar de trabajo en casa para evitar problemas de postura
TAMBIÉN LEE: 6 consejos para reducir los efectos del «burnout» si estás trabajando desde casa
