- Si estás exagerando conceptos, presentando demasiada información o tratando de ser alguien que no eres, es probable que pierdas la atención rápidamente.
- La comunicación concisa requiere preparación. Establece una conclusión que desees transmitir y elimina los ruidos en cada forma de comunicación, incluidas las presentaciones, los correos electrónicos y las conversaciones.
- Si tienes que comunicarte sobre la marcha, utiliza el marco de PREP: punto, razón evidencia y punto. Además, utiliza declaraciones puente y marcado para conectar los temas centrales que deseas resaltar y haz preguntas abiertas.
Una pregunta común que recibo de los clientes de coaching es «¿cómo puedo convertirme en un comunicador más conciso?».
No es de extrañar porque la comunicación concisa es más importante ahora que nunca.
Considera estos hechos:
- La capacidad de atención humana promedio ha caído de 12 segundos en el año 2000 a ocho segundos en la actualidad.
- Cada día, el trabajador de oficina típico recibe 120 correos electrónicos.
- Cada vez que una persona se distrae, le toma más de 23 minutos recuperar la concentración.
Dadas estas realidades, no es de extrañar que los estudios clasifiquen las buenas habilidades de comunicación como dos veces más importantes que las buenas habilidades de gestión. Eso es porque, en esta era de sobresaturación, hay poco margen de error. De hecho, 86% de los empleados culpa a la falta de buena comunicación de las fallas en el lugar de trabajo.
La gente se impacienta cuando tiene que trabajar horas extras mentales para comprender lo que estás diciendo. La prolijidad se puede percibir como indecisión y rápidamente te cuesta la confianza y el respeto como líder.
La comunicación concisa es claramente una parte esencial de la presencia ejecutiva y la proyección de confianza, pero también es algo con lo que los luchadores con empatía luchan con frecuencia.
Por qué los luchadores con empatía luchan con una comunicación concisa
1. Explicas demasiado
Puedes pensar que estás siendo minucioso, pero todo lo que realmente está haciendo es perder la atención de la otra persona. En lugar de dejar claro tu punto, terminas nublándolo al explicar en exceso. Muchos luchadores con empatía sin darse cuenta compensan en exceso sus inseguridades diciendo más, especialmente en situaciones en las que se sienten intimidados.
2. Crees que todos son como tú
Es posible que desees procesar la información en profundidad, pero es una minoría (solo entre 15 y 20% de la población es sensible ). Creeme, lo entiendo. Soy una persona de alto nivel, lo que significa que necesito tomar toneladas de puntos de datos antes de tomar una decisión. Pero otras personas, especialmente los altos ejecutivos, no operan de esa manera. Se abruman fácilmente con demasiada información y preferirían que fueras directo.
3. Estás tratando de ser alguien que no eres
Los clientes me dicen que «necesitan una personalidad más grande » para poder irradiar presencia ejecutiva. No, no es así. Si intentas ser alguien que no eres, los demás lo notarán. No solo parecerás no auténtico, sino que también te agotarás en el proceso. Es mejor encontrar una forma de comunicarte de manera concisa de una manera que te adaptes a tu personalidad y estilo.
9 formas de comunicarte de manera clara y eficaz
1. Prepárate de antemano
Sin preparación, no puedes ser breve. Antes de cualquier reunión importante, dedica cinco minutos a revisar la agenda y otros materiales proporcionados. Toma notas. Organiza tus pensamientos y señala dónde deseas contribuir.
Si vas a hablar, sigue los pasos adicionales para crear puntos de conversación y anticipar objeciones y preguntas. Me gusta que mis clientes preparen algunas «preguntas frecuentes» para tenerlas en el bolsillo trasero, por si acaso hay silencio al final de su presentación.
2. Proporciona una lectura previa
Si tiene mucha información para compartir, considere preparar una lectura previa. Este es un documento que proporciona información básica sobre un tema. Significa que puede brindarle a su audiencia el contexto que necesita y luego ser más breve en su tiempo juntos. Una lectura previa puede ser informes, diapositivas o análisis detallados.
3. Completa la oración, «Si te alejas de esta conversación con una cosa, quiero que sea __«.
Si te vieras obligado a resumir tu idea principal en una sola oración, ¿cuál sería? Usa esto como asunto de tu correo electrónico o repite la frase palabra por palabra cuando hables. Te asegurarás de que atraigas la atención de tu audiencia hacia la principal conclusión que quieres que recuerden.
4. Utiliza el marco PREP
Cuando te ves obligado a hablar de forma improvisada, puedes hablar con fuerza y coherencia utilizando el marco PREP. Así es como funciona: expón un punto de manera sucinta, respalda con una razón, proporciona evidencia y termina reiterando tu punto. Por ejemplo:
- Punto: creo que deberíamos tomar la dirección A.
- Motivo: hemos recibido comentarios positivos sobre este enfoque.
- Evidencia: por ejemplo, nuestro presidente dijo que lo apoya.
- Punto: Por eso creo que la dirección A es la mejor.
5. Utiliza declaraciones puente y de marcado para resaltar y puntuar tus puntos
Marcar y hacer puente se refiere a dos tácticas de relaciones públicas que puedes llevar a la sala de juntas. Marcar con banderas es como pegar una bandera en el suelo o agitar una en el aire para decir: «¡Presta atención, esto es importante!» mientras que la creación de puentes le ayuda a realizar la transición de una idea a otra. La vinculación es especialmente útil cuando deseas cambiar de tema o dirigir la conversación en una dirección diferente.
Ejemplos de declaraciones de marcado son:
- Todo se reduce a …
- El meollo del asunto es …
- No puedo subrayar lo suficiente …
Ejemplos de declaraciones puente son:
- No puedo hablar con, pero lo que puedo decir es … Si bien es importante, también es importante recordar que …
- Antes de dejar este tema, me gustaría agregar…
6. Conoce a tu audiencia
Considera qué preocupaciones y objeciones son las principales preocupaciones de las personas con las que te estás comunicando. ¿Qué es lo que más les importa?, ¿qué problemas intentan resolver? Lo más importante, ¿qué ganarán si te escuchan? ¿De qué manera lo que les estás compartiendo les ayudará a ahorrar tiempo o les facilitará el trabajo? Enmarca tu mensaje en términos de cómo impacta a tu audiencia.
7. Haz preguntas
A menudo, la comunicación concisa se trata de no decir nada en absoluto. Primero debes escuchar. Específicamente, haz muchas preguntas abiertas como:
- ¿Qué opinas de lo que he compartido?
- ¿Qué crees que es mejor?
- ¿Cómo te parece esto?
- ¿Qué agregarías o cambiarías?
- ¿Cómo te sientes al respecto?
- ¿Cuál es tu impresión de X?
- ¿Cómo encaja esto en tus planes?
- ¿Qué parte aún no está clara?
- Puedes decir mas
- ¿Qué es un ejemplo?
- ¿Qué apoyo necesitas?
8. Edita tus correos electrónicos
Una buena regla general: los correos electrónicos no deben tener más de cinco líneas. Si tu correo electrónico es más largo que eso, resumirlo o convertirlo en una llamada telefónica.
Asegúrate de que tu mensaje se pueda escanear. Eso significa párrafos y oraciones cortas. Utiliza viñetas y numeración para que el texto sea más fácil de digerir.
9. Elimina el ruido
Lenguaje de cobertura, como «Solo quería registrarme» o «¿Podríamos encontrar un momento para charlar?» minimiza el poder de tus palabras.
Dado que la comunicación concisa nunca es más importante que ahora, es clave reconocer primero por qué tienes dificultades para ser conciso. Luego, sigue estos pasos para comunicarte de manera clara y efectiva para ser el líder respetado que mereces ser.
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