• Excel no es tan complicado como podr√≠a pensar.
  • Hay un mont√≥n de consejos y herramientas √ļtiles que puedes utilizar, tanto si eres nuevo en la plataforma como si eres un experto.
  • Aqu√≠ hay seis cosas que absolutamente debes saber hacer en Excel.

Cuando se trata de Excel, no hay término medio. Hay personas a las que les encanta la herramienta y podrían presumir de ella todo el día. Y luego están aquellos que tienen cierto odio hacia la herramienta y que prefieren quedarse encerrados en una cabina telefónica llena de mosquitos en lugar de pasar el día creando columnas en Excel.

Yo estaba en este √ļltimo grupo. Abr√≠a mi hoja de c√°lculo de Excel con la mejor de las intenciones, pero despu√©s de 20 minutos de intentar crear un c√°lculo en una celda, generalmente tiraba la toalla, alegando que Excel simplemente no era adecuado para m√≠.

Y luego me casé con un verdadero mago de Excel, alguien que literalmente puede pasar el día en una hoja de cálculo creando macros complicadas y los cálculos más asombrosos que jamás haya visto. Hizo la misión de convertirme en su tribu de fanáticos de Excel (honestamente, me sorprende que no lo mencionara en sus votos matrimoniales).

He aprendido a dejar de lado mi odio y a reconocer que Excel puede ser √ļtil para examinar informaci√≥n y encontrar exactamente lo que necesita, suponiendo que sepa c√≥mo usarlo correctamente.

Es esta √ļltima parte la que en general da miedo. Pero, afortunadamente, Excel no es tan complicado como podr√≠a pensar.

Hay un mont√≥n de consejos y herramientas √ļtiles que puedes utilizar, tanto si eres nuevo en la plataforma como si eres un experto. Aqu√≠ hay seis cosas que absolutamente debes saber hacer en Excel (y cr√©eme, me lo vas a agradecer).

1. Ordenar datos

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Por lo general, las hojas de c√°lculo son √ļtiles si deseas clasificar una gran cantidad de informaci√≥n; por ejemplo, toma una lista de contactos de 800 personas a las que te gustar√≠a invitar a un almuerzo de empresa.

Ahora digamos que quieres ordenar a estas personas. Es posible que desees enumerarlos alfab√©ticamente por su apellido. O agr√ļparlos por ciudad.

Excel te permite revisar estos datos y clasificarlos en una hoja clara y f√°cil de leer.

He aquí cómo hacerlo:

  • Selecciona los datos completos que deseas ordenar (no solo una columna) arrastrando el cursor a trav√©s de todas las celdas o haciendo clic en el tri√°ngulo en la parte superior izquierda de tu hoja de trabajo para seleccionar todo.
  • Haz clic en la pesta√Īa ¬ęDatos¬Ľ
  • Clic en ¬ęordenar¬Ľ
  • Selecciona c√≥mo deseas ordenar tus datos (en el siguiente ejemplo, los he ordenado por ciudad)
  • Presiona OK
  • A continuaci√≥n, tus datos se ordenar√°n en consecuencia, en este caso, en orden alfab√©tico seg√ļn la ciudad.

IMPORTANTE: Es importante que selecciones todos los datos que deseas ordenar, no solo una columna. De esta forma tus filas permanecerán intactas, lo que en este caso implica que la dirección correcta seguirá asignada a la persona correcta.

Si hubieras seleccionado solo la primera columna, Excel habría ordenado esta columna alfabéticamente y habrías estropeado las direcciones

2. Eliminar duplicados

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Es inevitable: cuando trabajas con un gran conjunto de datos, es probable que tengas duplicados.

En lugar de cansar tus ojos al navegar por la hoja de c√°lculo, Excel te permite eliminar duplicados con un solo clic:

  • Selecciona la hoja de datos
  • Presiona la pesta√Īa ¬ęDatos¬Ľ
  • Haz clic en ¬ęEliminar duplicados¬Ľ
  • Selecciona las columnas en las que desea que Excel encuentre duplicados
  • Presiona OK

IMPORTANTE: ten cuidado de elegir suficientes factores para eliminar los duplicados reales. Por ejemplo, si hubieras seleccionado ¬ęeliminar duplicados¬Ľ solo en la columna anterior (lo que significa que Excel deber√≠a haber identificado los duplicados para ¬ęOprah¬Ľ), no habr√≠a eliminado una ¬ęOprah¬Ľ que de hecho tiene la misma direcci√≥n, pero con un apellido y una direcci√≥n diferente.

La conclusión es: usa suficiente información para poder eliminar filas que en realidad son iguales y que no comparten solo un factor idéntico.

3. Funciones matem√°ticas b√°sicas

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Deja tu calculadora. Excel puede resolver todo tipo de funciones matem√°ticas. Todo lo que necesitas hacer es ingresar algunas f√≥rmulas simples. ¬ŅCrees que esto est√° m√°s all√° de tu conocimiento de Excel? Cr√©eme, si llegu√© all√≠, tambi√©n llegar√°s.

Aqu√≠ est√°n las f√≥rmulas b√°sicas que te resultar√°n √ļtiles:

  • Suma: Escribe ¬ęSUM =¬Ľ en la celda donde deseas que aparezca el total, haga clic en las celdas que desea agregar y luego presiona ENTER.
  • Multiplicaci√≥n: Escribe ¬ę=¬Ľ en una celda vac√≠a donde deseas que aparezca el total, haga clic en la celda del n√ļmero que deseas multiplicar, escribe ¬ę*¬Ľ y luego haz clic en el otro n√ļmero que deseas multiplicar. Haz clic en ENTRAR.
  • Divisi√≥n: Escribe ¬ę=¬Ľ en una celda en blanco donde deseas que aparezca el resultado, haz clic en la celda del n√ļmero que deseas dividir, escribe ¬ę/¬Ľ, haga clic en la celda del n√ļmero por el que deseas dividir, presiona ENTER.
  • Puede ser un poco confuso, pero pru√©balo y estoy seguro de que ver√°s r√°pidamente que no es complicado.

SUGERENCIA: Si deseas deslizar la misma f√≥rmula matem√°tica en una fila, ¬°puedes hacerlo! Despu√©s de ingresar la f√≥rmula en una celda, haga clic en la celda donde apareci√≥ el total; haz clic en la peque√Īa cruz verde que aparece en la parte inferior derecha y arr√°strela sobre el resto de la fila donde necesitas que se aplique.

¡Listo! Es automático y podrás hacer ecuaciones en diferentes columnas sin tener que ingresar las fórmulas una y otra vez.

4. Congelar líneas

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No hay nada peor que desplazarse por una hoja de c√°lculo enorme que requiere que vuelva al principio para no obtener la columna incorrecta en el relleno.

Afortunadamente, puedes congelar tus filas principales y hacer que los n√ļmeros de tus filas permanezcan donde est√°n, lo que implica que los ver√° incluso si se desplaza hacia abajo en la p√°gina. Puede utilizar la opci√≥n de Excel ¬ęcongelar filas¬Ľ.

He aquí cómo hacerlo:

  • Haz clic en la fila debajo detu fila principal
  • Da clic en ¬ęmostrar¬Ľ
  • Haz clic en ¬ęcongelar las l√≠neas¬Ľ

5. Inserta una fecha

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¬ŅEst√°s cansado de tener que mirar tu calendario o la parte inferior de tu computadora para averiguar la fecha e ingresarla en tu hoja de c√°lculo? Excel lo hace por t√≠, con un atajo de teclado muy simple: Ctrl +;

Coloca el cursor en la celda donde debería aparecer tu fecha, usa este atajo y Excel completarás automáticamente la fecha de hoy. ¡Fácil!

IMPORTANTE: Las fechas ingresadas usando esta función son estáticas, ¡no cambiarán con el tiempo!

6. Realiza los mismos cambios en varias hojas de c√°lculo

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Cuando se trabaja en varias pesta√Īas, es dif√≠cil revisar las hojas de c√°lculo y repetir los mismos cambios una y otra vez. ¬°Afortunadamente, esto no es necesario!

Puedes seleccionar las hojas en tu hoja de c√°lculo donde deseas que aparezcan los cambios. Realiza los cambios una vez y se aplicar√°n en todas las hojas que seleccionaste.

He aquí cómo hacerlo:

  • Mant√©n pulsado ¬ęComando¬Ľ o ¬ęControl¬Ľ
  • Selecciona las pesta√Īas de la hoja de c√°lculo que desees
  • Haz el cambio necesario en una celda
  • Verifica que el cambio se aplique a toda tu hoja de c√°lculo
  • Para mayor claridad, digamos que estoy casada con Aaron Rodgers. El resultado es que mi nombre cambiar√° de ¬ęBoogaard¬Ľ a ¬ęRodgers¬Ľ. Dado que mi nombre aparece en varias pesta√Īas en esta hoja de c√°lculo, voy a usar este truco para que solo tenga que hacer este cambio una vez.

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