• La oficina, aunque no lo percibas del todo, ha cambiado a lo largo del tiempo.
  • Sin embargo, las compañías ahora deben poner mucha mayor atención en el lugar que ofrecen a sus empleados.
  • ¿En qué debes pensar antes de obligar a tu plantilla laboral a volver?
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Dos años después de que la oficina cambiara radicalmente y aproximadamente 22 millones de profesionales comenzaran a trabajar desde casa, muchas organizaciones y sus empleados asumen que el «gran experimento laboral» ha terminado y es hora del regreso al «otro lado». 

El problema es que no parece haber mucho consenso sobre qué significa exactamente ese rubro.

¿Qué pasa con el regreso a la oficina?

Algunas empresas y ejecutivos creen que la era del trabajo desde casa solo reforzó la idea de que el paradigma de cinco días a la semana en la oficina es óptimo. Otros están convencidos de que el mejor lugar para laborar es cualquier lugar menos un corporativo.

Muchos líderes caen en algún punto intermedio, creyendo que lo mejor es pasar un tiempo de regreso en la oficina y otro en casa. 

Independientemente de dónde se encuentren los jefes de las compañías en este espectro, todos deben abordar el hecho de que los empleados esperan cada vez más condiciones que hagan que sus labores sean más saludables, más interesantes y más satisfactorias.

Un entorno físico distinto

Parte de esta evolución de regreso al trabajo vendrá de nuestro entorno físico. 

Vernos obligados a laborar desde nuestras oficinas caseras improvisadas nos hizo reevaluar colectivamente nuestras experiencias profesionales. Ya sea que nos perdimos la chispa de interacción espontánea que puede brindar un corporativo o nos dimos cuenta de cuánta privacidad y comodidad estábamos renunciando al entrar, ha quedado claro que las oficinas deben adaptarse a un mundo pospandémico. 

Eso no quiere decir que deba desecharse todo, desde nuestros entornos de oficina previos a la pandemia, pero existe un amplio consenso, y entusiasmo, en torno a la oportunidad de diseñar mejores experiencias en el lugar laboral.

Ahora es el momento del regreso, de adoptar la fluidez del «trabajo», en un extremo u otro, siempre en la oficina o rara vez en ella.

Las empresas deben configurar sus lugares para aceptar el cambio en un entorno en constante transformación. Navegar con éxito los próximos años no significa comenzar desde cero, sino comenzar con tres grandes objetivos y construir el futuro del lugar de trabajo a partir de ahí.

1. Centrarse en cómo deben sentirse los empleados

Según a quién o qué leas, los últimos 800 días han confirmado que las personas, como animales sociales, necesitan colaborar para hacer su mejor esfuerzo o que los trabajadores son más productivos solos, lejos de sus colegas. 

Si bien esas dos ideas pueden parecer contradictorias, ambas apuntan a un hecho crucial: al diseñar una oficina posterior a la pandemia, la primera y más importante consideración en el regreso debe ser cómo las experiencias de los empleados en el espacio benefician sus vidas y su trabajo. 

Las empresas deben preguntarse: ¿Tus empleados quieren sentirse llenos de energía, motivados o satisfechos? Â¿Necesitan un refugio de la vida urbana o un escape de las distracciones del hogar? Identificar estas necesidades, y cómo se cruzan con la cultura deseada de la compañía, es el primer paso para diseñar el lugar de trabajo adecuado. No identificar el «por qué»

Cuando diseñamos la estrategia de lugar de trabajo para una empresa de tecnología líder, nuestras conversaciones iniciales nunca se centraron en el espacio de oficina en sí. En cambio, se centró en cómo deberían sentirse los empleados al final de cada día, tanto personal como profesionalmente. 

El bienestar, tutoría y camaradería cuentan

Antes de hacer preguntas sobre «dónde», hablamos sobre formas de fomentar la tutoría, la camaradería y el bienestar. 

Estas conversaciones ayudaron a garantizar la visión de la firma de facilitar un conjunto completo de opciones para los empleados (en persona, híbridos y remotos) siempre que todos se sintieran inclusivos. 

Usando la visión desarrollada durante estas charlas, creamos configuraciones diferenciadas en cada ubicación para facilitar los diferentes estilos de laborar para cada grupo de trabajadores.

Un conjunto de empleados quería una mayor visibilidad para los demás, otro deseaba la capacidad de concentrarse y algunos buscaban un espacio para conectarse sin problemas a través de las distancias. 

Al conocer los objetivos de cada equipo, pudimos adaptar las distintas oficinas para asegurarnos de que los trabajadores aprovecharan al máximo los espacios en los que trabajaban.

2. Ignora las tendencias

Durante los últimos tres siglos, los lugares se han ido adaptando para cumplir con los requisitos cambiantes de los trabajos. 

Impulsados ​​por el deseo de una mayor productividad, las empresas y los diseñadores se movieron a través de una serie de diferentes conceptos de lugar de trabajo.

Desde el taylorismo, llamado así por el científico social Fredrick Taylor, que aplicó la ciencia organizacional al diseño de oficinas, sentando a los trabajadores en largas filas de escritorios con gerentes tocando el interior; a las Oficinas Abiertas, con sus vastos mares de escritorios y falta de jerarquía.

También llegamos al diseño Action Office. Este colocó divisiones alrededor de los escritorios para ofrecer a los empleados privacidad y fomentar la comunicación en otras partes de la oficina. 

Los ciclos de evolución del lugar de trabajo significaban que las nuevas configuraciones siempre reaccionaban a los diseños anteriores al tiempo que imponían cambios generales a los trabajadores sin su aporte. 

Si bien cada una de estas eras tuvo sus éxitos y fracasos, estas transiciones también introdujeron estrés

La adaptación es esencial para la supervivencia humana. Pero la mayoría de nosotros detestamos ser forzados rápidamente a situaciones nuevas o desconocidas y más en un regreso a oficina así. 

«Saltar» de oficinas cerradas a un piso completamente abierto sin escritorios asignados, por ejemplo, puede dejar a muchos trabajadores impactados, lo que reduce la productividad a medida que buscan comodidad con la nueva configuración. 

Mejores maneras de cambiar

Pero hay una mejor manera. Cuando los líderes tratan el lugar de trabajo como un experimento vivo que incorpora continuamente aportes de los empleados, y no solo se los imponen sin previo aviso, puede suavizar el impacto del cambio. 

En la sede de LinkedIn, creamos salas de conferencias que cambian de forma cuando se les ordena. 

Algunas habitaciones eliminan la formalidad de una mesa larga y sillas tradicionales para fomentar un diálogo creativo relajado. 

Otros evitan por completo la noción tradicional de una habitación, creando espacios de reunión de alta tecnología que están completamente al aire libre. 

En lugar de imponer la próxima «gran idea», estos entornos permiten que moldeen el lugar para apoyar la manera en que trabajan mejor.

3. Reduce, reutiliza, recicla

El diseño tradicional del lugar de trabajo asume que las oficinas son espacios temporales con un ciclo de vida de siete a 10 años. Rediseñar las oficinas en este intervalo produce muchos residuos. 

Aproximadamente 540 millones de toneladas de material de demolición se generaron en Estados Unidos en 2018. Más de 10 millones de toneladas de muebles terminan en vertederos anualmente en Canadá y EU. 

Si bien es necesario cambiar nuestros ambientes interiores periódicamente, el aumento de 342% en los desechos de construcción y demolición en los últimos 20 años también destaca el alto costo de hacerlo mal o ser menos estratégico con estos cambios. 

Esta realidad plantea un desafío particular dada la necesidad de ser dinámicos y receptivos a las necesidades de los trabajadores.

Al diseñar cambios en la arquitectura de la oficina, es importante establecer claramente qué elementos de la oficina serán permanentes y cuáles serán fluidos. Esto conduce a un uso ambientalmente responsable de los materiales, reduce el desperdicio y extiende la longevidad del diseño. 

Para un proyecto en Portland, propusimos «muros de infraestructura» prefabricados para proporcionar energía, aire, acústica y estructura. La ubicación estratégica de estos elementos de anclaje aseguró un lugar de trabajo de apoyo; permitió elementos intercambiables que podrían adaptarse a las necesidades futuras de la empresa sin ser un desperdicio. 

Actualmente estamos colaborando con un contratista general para crear un «juego de piezas» de oficina para elementos comunes; hay desde despensas de cocina hasta módulos de sala de conferencias. 

El objetivo es crear un conjunto básico de materiales que sean intercambiables. Ello minimiza los desechos de construcción y demolición y, al mismo tiempo, facilita la reconfiguración y la portabilidad. 

Este no es el final

Es un mundo de velocidad y gratificación instantánea. Muy pocos líderes empresariales pueden darse el lujo de pasar 17 años imaginando, probando, aprendiendo y aplicando las experiencias de la era de la pandemia. 

Dados los cambios casi mensuales en la forma en que trabajan los empleados en este momento, es probable que cualquier idea a largo plazo implementada en este entorno quede obsoleta casi de inmediato. Pero la realidad de estas «arenas movedizas» no significa que debamos dejar de explorar. 

En cambio, demuestra la necesidad de renovar y actualizar continuamente nuestros espacios de trabajo para garantizar que los empleados aprovechen al máximo la oficina.

El fracaso es una parte esencial e ineludible de la investigación. Hacer las paces con esta verdad inevitable en la era posterior al Covid-19 puede aliviar la presión de «hacer las cosas bien» de inmediato. 

Un resultado exitoso en el lugar de trabajo requiere un proceso dedicado no a aterrizar en «perfecto», una construcción falible dadas las diversas necesidades de nuestra fuerza laboral. Debe apostar a uno que acepta los pasos en falso como obstáculos en el camino hacia la transformación.

El diseño del lugar de trabajo es por naturaleza una exploración. Cuando dejas de buscar un cambio valioso o una provocación, pasa de ser un esfuerzo creativo a uno rutinario. Ahí es cuando el diseño deja de ser diseño y se convierte en simple armatoste.

Nuestros lugares comienzan a sentirse más como fábricas que como laboratorios para hacer nuestro mayor esfuerzo.

La búsqueda para crear la oficina del futuro en este regreso debe ser un experimento continuo definido conjuntamente por la empresa y el empleado. No es un ejercicio pasivo que limite el cambio, sino un compromiso activo continuo que lo aliente.

Ryan Mullenix es socio de la firma de arquitectura y diseño NBBJ, donde codirige la práctica de diseño del lugar de trabajo de la firma.

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