- Existen múltiples factores que matan la productividad en el trabajo.
- Sin embargo, las reuniones es el factor que más afecta a la productividad y eficiencia de los trabajadores, según un estudio de Microsoft.
- Las empresas están valorando la repercusión negativa del aumento de reuniones, que se ha disparado desde febrero de 2020, un 192%.
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Muchos factores matan nuestra productividad en el trabajo, pero hay una que es promovido por las empresas: las juntas.
Según un nuevo estudio de Microsoft, la frecuencia de las reuniones de las empresas ha aumentado un 192% desde febrero de 2020. Los empleados tienen tres veces más reuniones y llamadas a través de Microsoft Teams que antes de la pandemia.
Un aumento lógico teniendo en cuenta que alrededor de un año, hasta que se empezó a volver a la normalidad, el covid-19 impidió las reuniones grupales por el riesgo al contagio. Además, el home office y los modelos híbridos se han mantenido, por lo que también las reuniones virtuales
Las juntas se han convertido en la distracción laboral número 1
Los resultados del estudio también muestran que los empleados con más juntas pasan cerca de ocho horas o incluso una jornada laboral completa en ellas.
La vuelta a las oficinas podría disminuir la frecuencia con la que se convocan reuniones dado al contacto más frecuente entre los equipos; sin embargo, muchos empleados denuncian que la mayoría de sus reuniones se podrían haber resumido en un correo electrónico.
Por este motivo, las juntas se han convertido en la principal distracción laboral; mata la productividad y la eficiencia de los empleados, ya que absorbe tiempo para dedicarlo al trabajo real.
Dos de cada tres personas —independientemente de si trabajan a distancia, en persona o con un modelo híbrido— afirman tener dificultades para sacar tiempo y energía para dedicarlos a su trabajo debido a las reuniones y a la cantidad de correos electrónicos, según señala Microsoft.
Las reuniones son una herramienta muy útil cuando se enfocan bien y son productivas, es decir, sirven realmente para algo. Más de la mitad de los encuestados, un 58%, afirma que es difícil intercambiar ideas en una reunión virtual y que, además, los puntos de acción tras las reuniones no se dejan claros.
¿Qué deben hacer las empresas?
La primera tarea de las empresas es evaluar qué se quiere sacar de las reuniones, cuáles son los objetivos. Estos pueden variar, a veces es simplemente para motivar al equipo, para analizar el trabajo hecho o para proponer nuevas ideas. Sin embargo, muchas de ellas se alargan innecesariamente, con las consiguientes charlas entre los compañeros valorando la reunión.
Algunas compañías ya han introducido nuevas políticas de reuniones para ayudar a los empleados a gestionar mejor su tiempo. Por ejemplo, Shopify manifestó a principios de este año que prohibía las reuniones los miércoles y que cancelaba las que hubiese programadas con recurrencia.
De esta forma, la empresa redujo el tiempo de reuniones un 33% solo en los 2 primeros meses de 2023, mientras que la compañía espera que de esta forma los equipos completen un 25% más de proyectos este año en comparación con el anterior, según publicaba CIO Dive.
Aunque es muy difícil imaginar un mundo sin reuniones, existen algunas empresas que se han propuesto este reto. En julio de 2022, TechSmith, una empresa de desarrollo de software, pasó un mes completo sin reuniones, depositando la eficacia de sus comunicaciones en herramientas como Slack, Trello y el correo electrónico para coordinar equipos.
Aunque una comunicación eficaz entre empleados y líderes de equipo supone un mayor reto. En busca de la productividad, la buena organización, planificación y el intercambio de información juega un papel fundamental.
Los responsables de equipo tendrán que ser más cuidadosos en este sentido para poder sustituir en la medida de lo posible las reuniones absurdas y proporcionar oxígeno a sus equipos con más tiempo.
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