- La gestión del tiempo, la priorización del trabajo y la gestión del estrés son herramientas que se utilizan para aumentar la productividad.
- La "Matriz de Eisenhower" , una herramienta desarrollada por el ex presidente estadounidense Dwight Eisenhower, quien estuvo en el poder desde 1953 hasta 1961 en Estados Unidos.
- La matriz te ayuda a compartimentar las tareas según su urgencia e importancia. Conoce más de ella.
El mundo del trabajo ha cambiado mucho desde la década de 1950, pero algunas cosas permanecen. La gestión del tiempo, la priorización del trabajo y la gestión del estrés son herramientas que se utilizan para aumentar la productividad.
Los investigadores continúan explorando formas de ser más eficientes en el trabajo. Algunos estudios muestran que establecer una rutina matutina puede aumentar la productividad diaria, mientras que otros expertos sugieren obligar a tu cerebro a hacer más.
La «Matriz de Eisenhower» , una herramienta desarrollada por el ex presidente estadounidense Dwight Eisenhower, quien estuvo en el poder desde 1953 hasta 1961 en Estados Unidos, es un método que aumenta la productividad y sigue siendo útil para cualquiera que se esfuerza por completar varios proyectos a la vez.
Esta herramienta también se destacó en el libro más vendido de Stephen Covey, «Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas » (2017), que destaca prácticas diarias efectivas que ayudan a resolver problemas comerciales. Matrix de Eisenhower se presenta como parte del «Hábito 3».
Dwight Eisenhower ideó esta estrategia cuando se dio cuenta de que necesitaba una mejor manera de priorizar sus tareas mientras tomaba decisiones presidenciales difíciles.
La matriz te ayuda a compartimentar las tareas según su urgencia e importancia. En otras palabras, divide tu lista de tareas pendientes en listas más pequeñas de cuatro elementos. Puedes utilizar esta herramienta y planificar tu semana en función de lo que es más importante para ti y de lo que tendrá los resultados más significativos.
Prioriza lo importante sobre lo urgente, este es el truco de administración del tiempo
Aquí está la matriz, tomada de un libro que Stephen Covey coescribió: «Primero lo primero» (Mango Media, 2015)
Los dos criterios principales son «urgente» e «importante». Si bien las actividades urgentes requieren atención inmediata, las actividades importantes contribuyen a tu misión, valores y metas.
Deseas concentrar la mayor parte de tu energía en actividades que son importantes pero no urgentes, es decir, actividades que se encuentran en el Cuadrante II. Según Stephen Covey, el Cuadrante II incluye la construcción de relaciones, el reconocimiento de nuevas oportunidades, la planificación y la prevención. Deberás mantenerte alejado del cuadrante I, que en su mayoría está lleno de convulsiones; cuadrante III, que incluye interrupciones y reuniones innecesarias; y el cuadrante IV, que incluye grandes cargas de trabajo y tiempo perdido.
Parece bastante simple, pero el problema es que es mucho más probable que nos ocupemos de actividades urgentes, por pequeñas que sean, porque son obvias para nosotros. Piensa en la llegada de un correo electrónico, un teléfono que suena o un compañero de trabajo que irrumpe en tu oficina.
«Los asuntos urgentes suelen ser visibles», escribe Stephan Covey. «Nos presionan, insisten en la acción. A menudo son populares entre los demás. Por lo general, están justo frente a nosotros. Y, a menudo, son agradables, fáciles y divertidos de hacer. Pero muy a menudo no son importantes».
«Las actividades del Cuadrante II, por el contrario, no tienen las mismas consecuencias inmediatas, por lo que es menos probable que las tratemos.»
Probablemente esté dedicando muy poco tiempo a cosas que son importantes a largo plazo
Stephen Covey da un ejemplo de cómo se desarrolla el conflicto entre urgencia e importancia en la vida real. Le pidió a un grupo de gerentes de centros comerciales que identificaran un cambio que podrían hacer y que tendría un gran impacto en sus resultados.
Todos los gerentes dijeron que establecerían relaciones personales con los dueños de las tiendas del centro comercial. Desafortunadamente, cuando el autor ayudó a los gerentes a analizar sus agendas diarias, encontraron que solo estaban dedicando alrededor del 5% de su tiempo a esta importante actividad (Cuadrante II). Esto se debe en gran parte a que estaban ocupados con otras tareas aparentemente importantes, como reuniones y llamadas telefónicas (cuadrante I).
Durante este tiempo, los propietarios de las tiendas lucharon con problemas de empleo e inventario, entre otras cosas, y tenían una capacitación mínima en administración.
Los gerentes han decidido ser proactivos y dedicar aproximadamente un tercio de su tiempo a establecer relaciones con los propietarios de las tiendas. Como resultado, según Stephen Covey, el número de gerentes ha aumentado en un 20%. Y han visto aumentar el número de comerciantes debido al aumento de las ventas en las tiendas del centro comercial.
Lo importante aquí es que a veces tienes que dar un paso atrás para darte cuenta de la disparidad entre cómo debes usar tu tiempo y cómo lo usas realmente. Luego puede hacer un plan para ajustar tu horario de modo que dediques más tiempo y energía a actividades que producirán resultados a largo plazo, en lugar de aquellas que producirán resultados cinco minutos después.
El truco de administración del tiempo se basa en ocuparse de lo importante
Por lo tanto, según Stephen Covey, terminará con menos actividades del cuadrante I de las que lidiar: «Sus convulsiones y problemas se reducirían a proporciones manejables porque estaría pensando con anticipación, trabajando en las raíces, hacer cosas preventivas que impidan que las situaciones se conviertan en crisis».
Por supuesto, a menos que seas un gerente senior, te resultará difícil decir que no te presentas a reuniones que parecen innecesarias. Pero lo que puedes hacer es resistir la tentación de responder correos electrónicos, llamadas telefónicas y consultas de compañeros de trabajo tan pronto como lleguen. (Puedes responderlas en un momento específico más adelante en el día).
Una vez que hayas identificado las tareas que pueden esperar, puedes usar el tiempo ahorrado para planificar con anticipación grandes proyectos que realmente marcarán la diferencia para ti y tu equipo.
Este artículo se publicó por primera vez en BI Prime.
TAMBIÉN LEE: Ahora puedes solicitar tu Carta de no antecedentes penales en línea. Te explicamos cuál es el proceso.
