• Jen Glantz es empresaria y fundadora de  Bridesmaid for Hire.
  • En enero, comenzó a programar llamadas comerciales solo dos días a la semana.
  • Glantz dice que atender llamadas en días establecidos ayuda a mejorar su productividad y su enfoque general.
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A finales de 2021 hice un inventario de mi año como emprendedora. Una de las cosas más importantes que noté fue que mis días estaban repletos de llamadas telefónicas y reuniones. 

En un día, recibí alrededor de tres a cinco llamadas, cada una de una hora de duración. También pasé entre 20 y 30 minutos planificando cada una de ellas. 

Después de analizar mi horario, estaba claro que las horas que me quedaban para trabajar eran mucho menos que el tiempo que dedicaba a atender llamadas telefónicas.

Dejar que las llamadas telefónicas se hicieran cargo de mi calendario del día a día fue parte de la razón por la que no alcancé algunos de mis objetivos para 2021, como escalar y lanzar nuevos productos. 

Para solucionar esto, decidí restringir mis llamadas comerciales a solo una o dos días a la semana. 

Configuré bloques de tiempo de cinco horas en esos días usando un servicio de reserva de calendario llamado Acuity. Ahora, cuando las personas solicitan una llamada telefónica, les envío el enlace del calendario y les dejo elegir una hora.

Después de apegarme a este cronograma durante más de un mes, estos son los mayores beneficios que he notado. 

1. Estoy más concentrada durante el día

Una de las mayores frustraciones de tener llamadas dispersas a lo largo del día es que constantemente se detienen y se inician otras tareas.

 Ya sea que estuviera trabajando en una estrategia comercial o respondiendo a un correo electrónico importante, descubrí que no podía concentrarme en hacer nada porque tenía que hacer una pausa para atender una llamada telefónica al mediodía. 

Ahora que solo ocurren uno o dos días a la semana, puedo completar tareas más grandes los otros días sin distracciones.

Para usar mi tiempo sabiamente, planifico los días de llamadas telefónicas asignando tres bloques de llamadas telefónicas de una hora y tres bloques de llamadas telefónicas de 30 minutos. 

De esa manera, estoy limitando la cantidad de llamadas de una hora que tengo en un día. 

También programo descansos de 15 a 30 minutos entre llamadas para ocuparme de los correos electrónicos o trabajar en tareas administrativas.

2. Recuperé el control de mi agenda 

Cuando atendía llamadas cualquier día de la semana, dejaba que otras personas se hicieran cargo de mi agenda y de mi vida. 

Si tenía un jueves ocupado pero alguien quería conversar, decía que sí y ajustaba mi carga de trabajo para encontrar el tiempo, lo que significaba que estaba dejando de lado mis propias tareas en favor de lo que alguien más necesitaba. 

Ahora, cuando una persona quiere hablar conmigo, le envío un enlace a mi calendario con fechas y horas preestablecidas. Si no encuentran un horario que les funcione esa semana, pueden revisar la próxima semana. 

Siempre me preocupaba que si decía que «no» a una llamada en una cita que alguien me sugería, perdería una gran oportunidad. 

Pero con esta nueva rutina, me di cuenta de que la mayoría de las llamadas de trabajo no son demasiado urgentes y pueden esperar. Me ayuda a establecer límites claros para mi tiempo y mi trabajo. 

3. Hago más cosas cada día 

Después de trabajar para mí durante siete años, me di cuenta de que funciono mejor cuando me enfoco en solo unas pocas tareas al día, en lugar de una nueva cada hora.

Es por eso que ahora hago días «temáticos»: los martes y jueves son para llamadas; el lunes es para actividades operacionales (correos electrónicos, actualizaciones de sitios web, solicitudes de servicio al cliente y más); el miércoles es para creación de contenido (redes sociales, mi sitio web y correo electrónico, marketing), y el viernes es para la planificación (estrategia comercial, exploración de productos y desarrollo de ideas).

Conocer el tema del día y mantener las llamadas separadas del trabajo profundo me ha ayudado a estar más concentrada y productiva durante toda la semana. 

Por encima de todo, atender llamadas telefónicas solo uno o dos días a la semana me auxilia a reducir la sensación de agotamiento que tenía después de pasar la mayor parte de la pandemia mirando la cámara de mi computadora en videollamadas. 

Ha sido un cambio de juego para mí hasta ahora.

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