- Documentos de Google es una herramienta que posiblemente usas a diario o has usado una vez en tu vida
- Pese a lo mucho que utilizas Documentos, hay trucos y herramientas que quizá desconoces.
- Te contamos cómo puedes abrir un documento nuevo desde el buscador, dibujar en ellos o cambiarles el color.
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Documentos de Google es la única herramienta online que puede rivalizar con el Word de Microsoft ya que es un software 100% gratuito compatible con casi todos los dispositivos existentes. Como resultado, prácticamente todo el mundo los usa a diario y hay algunos trucos que te pueden ayudar.
Muy poca gente conoce a fondo esta herramienta de Google. Por ejemplo, ¿sabes qué puedes usarla como transcriptor de archivos de video o audio? ¿O que puedes recuperar versiones muy antiguas de tus documentos?
Aquí tienes los mejores trucos y funciones de Documentos de Google. Toma nota porque te podrían ayudar a acabar antes de trabajar y facilitar algunos procesos.
1. Abrir un nuevo Documento de Google
¿Quieres abrir un nuevo Documento de Google rápido? Fácil: solo tienes que abrir una nueva pestaña en Chrome, teclear «doc.new» en la barra de navegación y ¡listo!
De hecho este truco sirve para abrir rápidamente otros servicios de Google:
- Documentos: doc.new, docs.new, document.new, documents.new
- Hojas de cálculo: sheet.new, sheets.new, spreadsheet.new, spreadsheets.new
- Presentaciones: slide.new, slides.new, deck.new, y slideshow.new
- Formularios: form.new, forms.new
- Calendario: cal.new, meeting.new
- Sites: site.new, sites.new, website.new
- Keep: keep.new
Además, Google comenzó a vender sus nuevos dominios ‘.new’ a otras compañías como Medium, eBay o Airbnb.
Por ejemplo, si escribes playlist.new en tu navegador Chrome, se te creará automáticamente una nueva lista de reproducción en Spotify.
2. Interactuar con los comentarios en los documentos
Una de las ventajas de Documentos de Google con respecto a otros programas similares es su aspecto colaborativo. Por ejemplo, puedes añadir comentarios para dar retroalimentación a los documentos de compañeros de trabajo.
Ahora bien, interactuar con estos comentarios puede ser un tanto problemático. Pero todo mejora si tienes en cuenta que, por ejemplo, puedes responder automáticamente a un comentario con R, pasar al siguiente con J, volver al anterior con K o dar un comentario por resuelto con E.
3. Cambiar de color un documento
¿Tienes muchos Documentos que deben ser revisados cuanto antes? Colorear tus Documentos de Google es una buena idea para clasificarlos visualmente.
Para cambiar de color un Documento, sigue estos pasos:
- Ve a Archivo
- Da clic en «configuración de la página».
- Haz clic en «color de la página» para cambiarlo a un color predeterminado o edita el tuyo propio.
4. Dibujar en Documentos de Google
A veces un dibujo es la mejor manera de expresar una idea. ¿Sabes que puedes dibujar en Documentos de Google como si fuera Paint?
Solo tienes que ir a Insertar>Dibujo>Nuevo y listo. Pero ojo: este método puede generar distracciones.
5. Visualiza cuántas palabras llevas mientras escribes
Al igual que Word, Documentos de Google te ayuda a saber cuántas palabras llevas escritas. Eso va bien si te propusiste escribir por ejemplo 500 palabras diarias, o el informe que estás elaborando debe tener una extensión mínima.
Ahora bien, para saber el número de palabras que llevas en tiempo real:
- Ve a Herramientas,
- Clic en «contar palabras»
- Habilita la opción «mostrar recuento de palabras al escribir»
- Te saldrá un pequeño recuadro en la parte inferior izquierda del documento mientras redactas.
Si quieres saber tu extensión en una parte concreta del documento, solo debes seleccionar el fragmento para que te salga esta información adicional.
6. Ampliar las fuentes disponibles en Documentos de Google
Documentos de Google tiene unas cuantas fuentes disponibles de forma predeterminada. Aunque si necesitas más existe un almacén digital repleto de otras fuentes, todas de acceso libre.
Para ello, ve a Google Fonts para acceder a las fuentes disponibles. Están divididas por familias y además puedes literalmente ver cómo quedan antes de seleccionarlas. Puedes tenerlas disponibles online o descargarlas manualmente en tu computadora. Además, su buscador es muy intuitivo y seguro que con él encuentras lo que necesitas.
7. Utilizar la función de dictado para transcribir audios
Quizás desconoces la herramienta «escribir por voz» de Documentos de Google. Es un dictado virtual que ayuda cuando te resulta más rápido hablar que escribir.
Más allá de su función principal, también la puedes usar como herramienta de transcripción para videos o audios. Imagina que te toca transcribir todo lo importante dicho durante una reunión por Zoom. En lugar de escuchar atentamente lo que se comentó y escribirlo, puedes usar «escribir por voz» de otra manera.
Para empezar, si quieres usar esta herramienta debes ir al menú de «herramientas>»escribir por voz»>selecciona el idioma>clic al icono del micrófono para que empiece la transcripción.
No obstante, se recomienda que primero inicies el audio o el video a transcribir y que luego le des a grabar. ¿Por qué? Esta función se cierra automáticamente si abandonas Documentos de Google por cualquier motivo. Así que si empiezas la grabación y luego le das a iniciar el audio, la grabación se detendrá.
No hagas nada más mientras estés con esta tarea, ya que hasta darle a clic a una notificación puede cancelarlo todo.
Ten en cuenta que la transcripción no será perfecta. Tendrás que hacer un repaso para aclarar palabras, añadir signos y te recomendamos que lo hagas con audios que se escuchen lo mejor posible.
8. Trabajar offline para evitar distracciones
Internet es un arma de doble filo. Por un lado, ofrece acceso a un sinfín de herramientas útiles. Por otro lado, en todo momento puedes caer en la tentación y perder tiempo en redes sociales o con un videojuego.
Los expertos siempre recomiendan desconectarse literalmente, quitar el acceso a internet, para concentrarte bien.
Pero, entonces, ¿cómo puedes seguir trabajando con Documentos de Google? Fácil: esta herramienta te permite trabajar offline con ciertos documentos.
Antes de nada debes instalar en tu PC la extensión Documentos de Google sin conexión. Es gratuita y es oficial de Google. Luego, ve al documento, dale a «archivo» y luego a «activar acceso sin conexión». Sabrás que funcionó porque te avisará y saldrá una palomita a lado del título.
La próxima vez que te conectes con esa computadora, los cambios que hayas hecho se guardarán en Google Drive.
9. Crea tu diccionario personal
Aunque el corrector de Google Drive es muy completo, no es perfecto. No tiene en cuenta palabras muy específicas o jerga especializada. O quizás estás escribiendo ficción y te has inventado conceptos (como los cronopios de Cortázar). Como resultado, cada vez que escribas un término que sabes que es correcto, Documentos de Google te lo subrayará para que lo arregles.
La buena noticia es que puedes crear tu propio diccionario y añadir palabras para que el corrector deje de molestarte. Solo tienes que ir a «herramientas», «ortografía y gramática» y «diccionario personal» y añadir las palabras.
10. Recuperar versiones anteriores del documento
A veces pasa que sin querer cierras el documento sin haber guardado cambios o la computadora se traba y cuando lo intentas abrir no se guardo ningún cambio. ¡Ya es tarde para arreglarlo! ¿O no?
En realidad, Documentos de Google te permite volver a ver casi todas las versiones anteriores del documento. De esta manera, puedes recuperar fragmentos importantes que quizás borraste sin querer, o simplemente ver los cambios que se hicieron en un texto tan viejo que ni lo recuerdas completamente.
Para acceder a este modo, haz esto:
- Ve a «archivo»
- Da clic en «historial de versiones»
- Selecciona «ver historial de versiones».
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