- Las reuniones virtuales se han convertido en el pan de cada día de millones de trabajadores, llegando incluso a ocupar una gran parte del día laboral.
- Para ayudar a los trabajadores al inicio de la pandemia, Google anunció que la versión Premium de Google Meet sería gratuita hasta el 30 de septiembre, en donde se pueden realizar reuniones sin límite de tiempo; sin embargo este periodo está a punto de concluir.
- Para lograr que las reuniones virtuales sean más efectivas en un tiempo menor de 60 minutos, es importante seguir las siguientes recomendaciones.
Desde el inicio de la pandemia, la vida laboral de millones de personas en todo el mundo cambió drásticamente, pasando del trabajo en oficina a el famoso home office; gracias a esta transformación, herramientas como Google Meet y Zoom incrementaron más su número de usuarios en lo que va del 2020 que en todo el 2019, de acuerdo con la firma Bernstein Research.
En abril, cuando la pandemia comenzó a intensificarse, Google anunció que la versión Premium de Google Meet sería gratuita hasta el 30 de septiembre, un periodo que está a punto de concluir. Esta versión permite a los usuarios hacer videconferencias sin límite de tiempo; sin embargo, cuando termine el periodo gratuito, las reuniones tendrán que limitarse a solo 60 minutos.
Evidentemente, para poder tener reuniones más largas se tendrá que acceder a las versiones pagadas, por lo que aprender a realizar juntas virtuales de menos de una hora de duración será fundamental.
¿Cómo lograr que una junta virtual dure menos de 60 minutos?
Para lograr que las reuniones sean más efectivas en una menor cantidad de tiempo, la clave estará en entender en primer lugar, que existe información que bien puede ser compartida en un mail. Esto quiere decir que si vas a hacer una reunión y con ello pedirle a tu equipo que pare lo que está haciendo por un tiempo, asegúrate que lo que se va a compartir en la junta sea realmente importante.
Una vez que determines que la reunión es esencial, puedes seguir los siguientes consejos:
1. Verifica que todo funcione correctamente antes de comenzar la junta
No hay nada más incómodo que los clásicos problemas técnicos instantes antes de empezar. Impactan en el ánimo y sobre todo son una enorme pérdida de tiempo.
Por ello, lo primero que debe hacerse para conseguir una reunión corta y efectiva es «asegurarse de que tenemos cubiertos todos los aspectos tecnológicos”, recomendó Laura Di Prisco, Global Culture & People Happiness Lead, Innovation Leader de la consultora digitial Findasense, a Business Insider España.
De acuerdo con la experta, esto incluye «desde la conectividad, al pleno dominio de la capacidad tecnológica instalada.»
Al respecto, Ivan Martín, Business Development for HR Consulting de la consultora y asesora en transformación digital QUINT, recomienda “contar con un soporte por teléfono o mensajería instantánea para comunicar incidencias hacia el anfitrión.»
2. Incluye en la planificación el orden de participación de los asistentes
«Una agenda que contemple el tiempo y un orden de participación es muy útil, aquí donde los gestos de la presencialidad desaparecen para hacer las pausas o interrupciones que solemos hacer», recomendó Di Prisco.
Además, «si el contenido de la reunión o charla no va a ser dado por el host, es importante también coordinar el rol y momentos que tendrá cada participante de la reunión. Así todos conocen qué se espera de ellos en el evento» remarca. De esta forma podrás tener una mejor gestión del tiempo completo de la reunión.
3. La puntualidad sigue siendo importante
Bajo la visión de Di Prisco, la puntualidad es tan importante o más que en las reuniones presenciales. «El host debe estar online a la hora indicada o incluso algunos minutos antes para poder testear que todo funciona bien».
«El envite en agenda con el enlace a la videoconferencia es un detalle que ayuda mucho a la puntualidad y el correcto inicio de la sesión de todos los usuarios», asegura. Así podrás evitar que se pierdan minutos valiosos esperando a los miembros de la reunión.
4. Reduce el número de asistentes y considera incluir moderadores para gestionar el turno de palabra
Como revelaba previamente a Business Insider Adrian Shepherd asesor de productividad, «demasiadas personas involucradas en una reunión pueden arruinarla.»
Algo mucho más evidente cuando se trata de llevarla al canal online.
«Una reunión virtual muy numerosa, con intervenciones espontáneas y constantes es imposible de seguir», afirma Iván Martín.
Por lo que puede resultar adecuado organizar tiempo de exposición para un ponente y momento de preguntas «Así podremos escalar la audiencia todo lo necesario», incide Martín.
Para minimizar las interrupciones, Di Prisco recomienda también hacer uso de «moderadores o facilitadores que estén pendientes de los chats, respondiendo a medida que surjan preguntas o comentarios.»
5. Intenta que sean lo más breves posibles y fomenta la participación en orden
«Cuanto más cortas mejor» sugiere Ivan Martín de QUINT. El motivo es que estar delante de una pantalla mina más la concentración que cuando se está atendiendo en persona.
«De 50 a 60 minutos siguen siendo una referencia en cuanto a nuestra capacidad de atención en educación» afirma Di Prisco, «que disminuyen según diversos criterios a unos 40 minutos en caso de conferencias virtuales”.
Con información de Business Insider y Business Insider España.
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